Listen filtern
Filtern ist der schnellste Weg von einer langen Liste zu den paar Datensätzen, um die es gerade geht. Gefiltert wird am Server und nicht im Browser. Die Liste zeigt danach alle Treffer aus dem gesamten Bestand, nicht nur die Treffer der angezeigten Seite.
Klicken Sie in der Filterzeile direkt unter dem Spaltenkopf in das Feld der gewünschten Spalte und geben Sie den Suchbegriff ein. Kurz nach der letzten Eingabe lädt die Liste neu und beginnt wieder bei Seite 1.
Die Filterzeile unter dem Spaltenkopf. Jede filterbare Spalte hat ein eigenes Feld. 1 ist das Textfeld der Spalte „Titel". Passt die Art der Suche nicht, klicken Sie links im Feld auf das kleine Symbol und wählen einen anderen Filtermodus. Zum Beispiel „Beginnt mit" statt „Enthält". Verneinende Modi wie „Enthält nicht" sind rot dargestellt.
Wiederholen Sie das für weitere Spalten. Die Filter mehrerer Spalten gelten gleichzeitig. Ein Datensatz erscheint nur, wenn er alle Bedingungen erfüllt.
Zwei Filter zugleich: Priorität „Mittel" und Status „2 ausgewählt". Übrig bleiben zehn Tickets, wie die Anzahl unten rechts zeigt. Einen einzelnen Filter entfernen Sie über das Kreuz am rechten Rand des Feldes. Der Text dazu lautet „Filter löschen".
Alle Spaltenfilter entfernen Sie auf einmal. Klicken Sie dazu ganz rechts in der Toolbar auf „Alle Filter löschen".
Nach dem Klick auf 1 „Alle Filter löschen" ist die Filterzeile leer und die Liste zeigt wieder alle 40 Tickets.
Das Filterfeld richtet sich nach der Spalte
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Text | Eingabefeld mit Moduswahl: „Enthält" (Vorgabe), „Beginnt mit", „Endet mit", „Gleich", „Enthält nicht", „Beginnt nicht mit", „Endet nicht mit", „Ungleich". Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. |
| Zahl | Eingabefeld mit Moduswahl: „Gleich" (Vorgabe), „Größer als", „Kleiner als", „Größer gleich", „Kleiner gleich", „Ungleich" und „Zwischen". „Zwischen" blendet zwei Felder ein, „Von" und „Bis". |
| Datum | Zwei Datumsfelder, „Von" und „Bis". Es genügt, eines von beiden zu füllen. Der Bereich schließt beide Tage vollständig ein. |
| Ja / Nein | Auswahlfeld mit „—" (kein Filter), „Ja" und „Nein". |
| Auswahlwerte | Auswahlfeld mit den möglichen Werten der Spalte. „(Leer)" findet Datensätze, bei denen das Feld nicht gefüllt ist. |
| Mehrfachauswahl | Einige Spalten bieten statt einer einfachen Auswahl eine Liste zum Ankreuzen mit eigenem Suchfeld. Das gilt zum Beispiel für Status, Kategorie oder Queue. Mehrere Häkchen wirken als „oder". Der Datensatz erscheint dann, wenn er einem der angekreuzten Werte entspricht. Sind mehrere Werte gewählt, zeigt das Feld nur noch die Anzahl an. Über „Alle auswählen" oberhalb der Liste kreuzen Sie alle Werte auf einmal an. „(Leer)" bleibt dabei ausgenommen, das wählen Sie bei Bedarf einzeln dazu. Steht etwas im Suchfeld, betrifft „Alle auswählen" nur die gefundenen Werte. Ein zweiter Klick nimmt die Häkchen wieder heraus. |
Benutzerdefinierte Felder filtern
Auch die Spalten Ihrer Benutzerfelder haben ein Filterfeld. Blenden Sie die Spalte dazu über die Spaltenauswahl ein. Das Filterfeld richtet sich wie bei jeder anderen Spalte nach der Art des Felds.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Numerisches Feld | Moduswahl wie bei anderen Zahlen, etwa „Größer als" oder „Zwischen". |
| Datumsfeld | Ein Zeitraum mit „Von" und „Bis". |
| Checkbox | Auswahl „Ja" oder „Nein". |
| Auswahlfeld | Eine Liste der hinterlegten Werte zum Ankreuzen. „(Leer)" findet Datensätze, bei denen nichts ausgewählt ist. |
| Textfeld und Mehrfachauswahl | Eingabefeld mit Moduswahl. Bei einer Mehrfachauswahl finden Sie einen Wert am einfachsten mit „Enthält". |
Auch weitere Mitarbeiter und Ansprechpartner finden
An einem Ticket, einer Verkaufschance, einem Projekt oder einer Kampagne arbeiten oft mehrere Personen. Einer ist verantwortlich, die anderen sind als weitere Mitarbeiter eingetragen. Die Spalte „Mitarbeiter" zeigt nur den Verantwortlichen, und ihr Filter sucht zunächst auch nur dort. Über einen Umschalter im Filterfeld beziehen Sie die weiteren Mitarbeiter mit ein.
Klicken Sie im Filterfeld der Spalte „Mitarbeiter" links auf das Symbol mit der Person. Es zeigt danach zwei Personen und ist farbig hervorgehoben. Der Text dazu lautet jetzt „Verantwortlicher und weitere Mitarbeiter".
Wählen Sie wie gewohnt einen oder mehrere Mitarbeiter aus. Die Liste zeigt jetzt jeden Datensatz, bei dem einer davon verantwortlich oder als weiterer Mitarbeiter eingetragen ist.
Ein weiterer Klick auf das Symbol stellt zurück auf „Nur verantwortlicher Mitarbeiter".
Die Spalte „Ansprechpartner" hat denselben Umschalter. Er bezieht dann die weiteren Ansprechpartner mit ein. In der Verkaufschancen- und in der Projektliste ist diese Spalte zunächst ausgeblendet. Holen Sie sie bei Bedarf über die Spaltenauswahl dazu. In der Kampagnenliste gibt es den Umschalter nur für Mitarbeiter.
So wirkt der Umschalter
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Suchbegriff oder Auswahl | Der Datensatz erscheint, wenn der Verantwortliche oder eine der weiteren Personen passt. |
| Verneinende Modi | Zum Beispiel „Enthält nicht". Der Datensatz erscheint nur, wenn keine der eingetragenen Personen passt. |
| „(Leer)" | Findet nur Datensätze, an denen gar keine Person eingetragen ist. |
Vorfilter und Spaltenfilter
Viele Listen bieten in der Toolbar zusätzlich eine Auswahl vorbereiteter Sichten. Das ist der Vorfilter. Er schränkt die Liste grundsätzlich ein, zum Beispiel auf offene oder auf die eigenen Datensätze. Ihre Spaltenfilter kommen immer obendrauf. Sie durchsuchen also nur das, was der Vorfilter übrig lässt.
Klappen Sie die Auswahl auf, steht oben ein Suchfeld. Bei Listen mit vielen vorbereiteten Sichten tippen Sie so den Namen an, statt zu scrollen.