Eine Aufgabe anlegen
Voraussetzungen
Eine Aufgabe ist ein einzelner Arbeitsschritt innerhalb eines größeren Vorgangs. Zum Beispiel „Ersatzteil bestellen", „Rückruf vereinbaren" oder „Abnahmeprotokoll einholen". Sie hängt immer an einem Bezugsobjekt und wandert von dort in die Aufgabenverwaltung.
Öffnen Sie das Bezugsobjekt, zum Beispiel ein Ticket per Doppelklick in der Ticketliste.
Wechseln Sie in die Registerkarte „Aufgaben". Die Zahl daneben zeigt, wie viele Aufgaben bereits hinterlegt sind.
1 Die Registerkarte „Aufgaben" mit der Anzahl bereits hinterlegter Aufgaben, 2 das Plus-Symbol für eine neue Aufgabe, 3 „Vorlage laden" für mehrere Aufgaben auf einmal. Klicken Sie über der Liste auf das Plus-Symbol. Ist noch keine Aufgabe vorhanden, geht es auch über den Button „Neue Aufgabe" in der Mitte. Der Dialog „Neue Aufgabe" öffnet sich.
Beschreiben Sie unter „Bezeichnung", was zu tun ist. Das ist das einzige Pflichtfeld. Ohne Eintrag meldet sich der Dialog mit „Bitte eine Bezeichnung eingeben".
Der Dialog „Neue Aufgabe". „Start" ist mit dem heutigen Tag vorbelegt. Ein Fälligkeitsfeld gibt es hier bewusst nicht. „Ansprechpartner" bleibt leer, solange am Bezugsobjekt keine Adresse hängt. Setzen Sie „Start" und „Ende", wenn die Aufgabe in einem bestimmten Zeitfenster erledigt werden soll. Der Start ist mit dem heutigen Tag vorbelegt.
Schätzen Sie unter „Aufwand", wie lange die Aufgabe dauert. Der Wert dient später als Grundlage für die Terminplanung und den Fortschritt.
Legen Sie unter „Mitarbeiter" fest, wer die Aufgabe übernimmt. Nur so taucht sie in der Kanban-Spalte dieser Person auf. Hängt am Bezugsobjekt eine Adresse, hinterlegen Sie darüber zusätzlich einen „Ansprechpartner" beim Kunden.
Klicken Sie auf „OK". Die Aufgabe erscheint sofort in der Liste des Bezugsobjekts und in der Aufgabenverwaltung.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung* | Was zu tun ist. Erscheint in allen Listen und auf der Kanban-Karte. Mehrzeilig, aber kurz gehalten liest es sich besser. |
| Start | Ab wann die Aufgabe bearbeitet werden kann. Vorbelegt mit dem heutigen Tag. |
| Ende | Bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. |
| Sortierung | Bestimmt die Reihenfolge innerhalb des Bezugsobjekts. Kleinere Zahlen stehen weiter oben. Bei Tickets lässt sich die Reihenfolge später bequemer über das Kontextmenü ändern. |
| Aufwand | Geschätzte Dauer in Stunden. Wird auf das Abrechnungsintervall aufgerundet und ist die Grundlage für die Fortschrittsanzeige und die Terminplanung. |
| Ansprechpartner | Die Person beim Kunden, die zu dieser Aufgabe gehört. Nur verfügbar, wenn am Bezugsobjekt eine Adresse hinterlegt ist. |
| Mitarbeiter | Wer die Aufgabe erledigt. Bestimmt, in welcher Spalte des Kanban-Boards sie liegt und wessen Aufgabenliste sie füllt. |
* Pflichtfeld
Aufgabe, Ticket oder Termin?
Die drei werden häufig verwechselt. Der Unterschied liegt darin, was sie festhalten. Ein Ticket hält das Anliegen fest, eine Aufgabe den Arbeitsschritt und ein Termin die Uhrzeit.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ticket | Das Anliegen des Kunden als Ganzes, von der Meldung bis zum Abschluss. Es hat eine Nummer, einen Status, eine Queue und eine Priorität. Sie können es dem Kunden im externen Zugang zeigen. An ihm hängen außerdem Aktivitäten, Zeiten und Abrechnung. |
| Aufgabe | Ein Arbeitsschritt innerhalb eines Vorgangs. Sie hat keine Nummer und keinen Status außer offen oder abgeschlossen, ist nie für den Kunden sichtbar und existiert nur zusammen mit ihrem Bezugsobjekt. Ein Ticket kann viele Aufgaben haben. |
| Termin | Ein Zeitfenster im Kalender, mit Beginn, Ende und Teilnehmern. Eine Aufgabe sagt, was zu tun ist. Ein Termin sagt, wann es getan wird. Aus einer Aufgabe heraus lässt sich ein passender Termin planen. |
Mehrere Aufgaben aus einer Vorlage
Wiederkehrende Abläufe müssen Sie nicht jedes Mal von Hand tippen. Klicken Sie auf das zweite Symbol in der Toolbar, „Vorlage laden". Es öffnet sich der Dialog „Aufgabenvorlage auswählen". Wählen Sie dort eine Vorlage und klicken Sie auf „OK". Alle darin hinterlegten Aufgaben werden auf einen Schlag am Vorgang angelegt und lassen sich danach einzeln anpassen.