Aufgaben bearbeiten und abschließen
Voraussetzungen
Eine Aufgabe kennt nur zwei Zustände: offen oder abgeschlossen. Alles andere ziehen Sie jederzeit nach, ohne den Zustand zu verändern. Das gilt für Zuständigkeit, Fälligkeit und Aufwand. Das ist der Punkt, an dem die meisten Rückfragen entstehen.
Abschließen und wieder öffnen
Links neben jeder Aufgabe sitzt ein Kreis. Ein Klick darauf schließt die Aufgabe ab, ein weiterer öffnet sie wieder. Der Kreis funktioniert in der Liste, auf der Kanban-Karte und im Detailbereich gleichermaßen. Der Tooltip verrät jeweils, was passieren wird, also „Abschliessen" oder „Wieder oeffnen".
Nach dem Abschließen bestätigt eine kurze Meldung den Vorgang, die Aufgabe wird durchgestrichen dargestellt und verschwindet aus der Ansicht, sobald der Statusfilter auf „Offen" steht. Über „Alle" oder „Abgeschlossen" holen Sie sie wieder hervor.
Details im rechten Bereich ändern
Ein Klick auf eine Zeile in der Listenansicht öffnet rechts den Detailbereich. Ein zweiter Klick auf dieselbe Zeile schließt ihn wieder, ebenso das Kreuz oben rechts. Oben steht „Aufgabe", solange sie offen ist, und „Erledigt", sobald sie abgeschlossen ist. Darunter ist das Bezugsobjekt verlinkt und öffnet sich per Klick in einem eigenen Tab.
Änderungen werden nicht automatisch übernommen. Erst der Button „Speichern" unten schreibt sie fort.
Was Sie hier ändern können
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung* | Was zu tun ist. Bleibt das Feld leer, meldet sich beim Speichern der Hinweis, dass eine Bezeichnung nötig ist. |
| Faelligkeit | Der Termin, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll. Ist er überschritten und die Aufgabe noch offen, wird das Datum in der Liste hervorgehoben. |
| Aufwand (h) | Geschätzte Dauer in Stunden. Zusammen mit den gebuchten Zeiten ergibt sich daraus der Fortschritt. |
| Sortierung | Reihenfolge innerhalb des Bezugsobjekts. Kleinere Zahlen stehen weiter oben. |
| Verantwortlicher Mitarbeiter | Wird hier nur angezeigt. Ändern lässt sich die Zuständigkeit im Kanban-Board oder über den Bearbeiten-Dialog am Bezugsobjekt. |
* Pflichtfeld
Ganz unten stehen zusätzlich der Fortschritt in Prozent und die gebuchte Zeit im Verhältnis zum geschätzten Aufwand. Bei erledigten Aufgaben steht dort außerdem, wer sie abgeschlossen hat. Diese Angaben pflegt das System selbst.
Im Kanban-Board übergeben
Im Kanban-Board steht je ausgewähltem Mitarbeiter eine Spalte. Ziehen Sie eine Karte mit gedrückter Maustaste in eine andere Spalte. Die Zielspalte hebt sich beim Überfahren hervor. Nach dem Loslassen ist die Aufgabe dem Mitarbeiter dieser Spalte zugewiesen und liegt sofort dort. Ziehen Sie sie in die Spalte „Nicht zugewiesen", wird die Zuständigkeit entfernt.
Aufgaben, die eine Eingabe verlangen
Manche Aufgaben erwarten nicht nur ein Häkchen, sondern einen Wert: eine Zählernummer, eine Auswahl aus einer Liste oder eine Bestätigung. Solche Aufgaben zeigen in der Liste unter dem Titel direkt ein Eingabefeld. Im Detailbereich steht darüber, welche Art von Eingabe erwartet wird, zum Beispiel „Texteingabe", „Auswahl", „Ganzzahl" oder „Checkbox".
In der Liste genügt es, das Feld zu verlassen. Der Wert wird dann gespeichert. Bei Auswahl- und Ankreuzfeldern geschieht das sofort mit der Auswahl.
Weitere Aktionen am Bezugsobjekt
Manches lässt sich nur dort erledigen, wo die Aufgabe entstanden ist. In der Aufgabenliste eines Tickets, Projekts oder einer Verkaufschance öffnet das Menü einer Aufgabe weitere Einträge.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen, mit Zuständigkeit, Start, Ende und Ansprechpartner. |
| Planen | Legt zur Aufgabe einen Termin an („Neuer Termin") oder verknüpft sie mit einem vorhandenen („Termin auswählen"). Der neue Termin übernimmt Bezeichnung, Verantwortlichen und den offenen Restaufwand. |
| Buchen | Erfasst Arbeitszeit auf die Aufgabe („Neuer Zeiteintrag") oder hängt sie an einen vorhandenen Zeiteintrag („Zeiteintrag auswählen"). Nur bei Tickets verfügbar. |
| Abschließen / Wieder öffnen | Dasselbe wie der Klick auf den Kreis. |
| Reihenfolge verändern | Öffnet eine Liste, in der Sie alle Aufgaben des Tickets per Ziehen neu sortieren. Das ist bequemer als das Feld „Sortierung". |
| Löschen | Entfernt die Aufgabe nach einer Rückfrage endgültig. In der Aufgabenverwaltung gibt es diesen Weg nicht. |