Einen Termin anlegen
Voraussetzungen
Ein Termin belegt Zeit, bei Ihnen und bei allen, die Sie eintragen. Damit er später auffindbar bleibt, verknüpfen Sie ihn mit dem Vorgang, um den es geht: einem Ticket, einer Verkaufschance oder einem Projekt.
Öffnen Sie den Kalender und blättern Sie zu dem Tag, an dem der Termin liegen soll.
Ziehen Sie im Zeitraster über den gewünschten Zeitraum. Ein einfacher Klick auf eine freie Zelle ergibt einen halbstündigen Termin. Für ganztägige Termine klicken Sie in die schmale Zeile „Ganzt." über dem Raster. Sie können auch in der Toolbar auf „Neu" klicken. Dann beginnt der Termin zur vollen aktuellen Stunde und dauert eine Stunde.
Geben Sie im Dialog „Neuer Termin" unter „Betreff" ein, worum es geht. Das ist das einzige Pflichtfeld.
Das Register „Termin". „Betreff" ist mit dem Stern als Pflichtfeld gekennzeichnet, „Start" und „Ende" sind aus der gezogenen Auswahl vorbelegt. Das Feld „Ort" erscheint erst, wenn „Extern" gesetzt ist. Prüfen Sie „Start" und „Ende". Beide sind aus der gezogenen Auswahl vorbelegt. Verschieben Sie den Start, wandert das Ende automatisch mit und behält die Dauer bei.
Wählen Sie unter „Mitarbeiter" die Beteiligten. Vorbelegt sind die Kollegen, deren Spalte Sie angeklickt haben. Ohne mindestens einen Mitarbeiter lässt sich der Termin nicht speichern.
Legen Sie unter „Erinnerung" fest, wie lange vorher erinnert werden soll. Die Spanne reicht von „Zum Zeitpunkt des Termins" bis „1 Woche vorher". Voreingestellt ist der Wert aus Ihrem Konto.
Wechseln Sie bei Bedarf in das Register „Verknüpfungen" und ordnen Sie Adresse, Konto, Ticket, Verkaufschance oder Projekt zu.
Das Register „Verknüpfungen". Ist „Konto" gesetzt, schränken „Ticket", „Verkaufschance" und „Projekt" ihre Auswahl auf diesen Kunden ein. Klicken Sie auf „Speichern". Der Termin erscheint sofort im Kalender, und zwar bei allen eingetragenen Mitarbeitern.
Register „Termin"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Betreff* | Worum es geht. Erscheint im Kalenderblock und in der Agenda. Bei verknüpften Terminen erscheint er auch auf dem Vorgang. |
| Start | Beginn mit Datum und Uhrzeit. Beim Verschieben zieht das Ende automatisch nach. |
| Ende | Ende mit Datum und Uhrzeit. Liegt es vor dem Start, korrigiert der Dialog es beim Klick auf „Speichern" auf eine Stunde nach Start. Gespeichert wird erst beim zweiten Klick. |
| Extern | Kennzeichnet einen Termin außer Haus, etwa beim Kunden. Erst wenn er gesetzt ist, erscheint das Feld „Ort". |
| Ort | Wo der Termin stattfindet. Nur sichtbar bei einem externen Termin. |
| Fixtermin | Blockiert den Zeitraum verbindlich für alle eingetragenen Mitarbeiter. Setzen kann ihn nur, wer die Berechtigung dafür hat und den Termin selbst angelegt hat. |
| Erinnerung | Vorlauf der Erinnerung, von „Zum Zeitpunkt des Termins" bis „1 Woche vorher". „Keine Erinnerung" schaltet sie ab. Der Vorgabewert kommt aus Konto → Konfiguration. |
| Mitarbeiter* | Alle Beteiligten. Mehrfachauswahl, mindestens eine Person ist nötig. Der Termin erscheint bei jedem Ausgewählten im Kalender. |
| Beschreibung | Ausführlicher Text mit Formatierungen, zum Beispiel Tagesordnung, Anfahrt und offene Punkte. |
* Pflichtfeld
Register „Verknüpfungen"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Die Adresse, um die es geht, zum Beispiel der Einsatzort. |
| Konto | Der Kunde. Ist er gesetzt, schränken die drei folgenden Felder ihre Auswahl auf diesen Kunden ein. |
| Ticket | Verknüpft den Termin mit einem Ticket. Der Termin taucht dann in dessen Registerkarte „Termine" auf und zählt zur Terminplanung des Tickets. |
| Verkaufschance | Verknüpft den Termin mit einer Verkaufschance. |
| Projekt | Verknüpft den Termin mit einem Projekt. |
Termine, die schon zum Vorgang gehören
Legen Sie den Termin nicht im Hauptkalender an, sondern in der Registerkarte „Termine" eines Tickets oder einer Verkaufschance, sind Konto, Adresse und Vorgang bereits eingetragen. Aus einer Aufgabe heraus geht es ebenfalls. Über das Menü der Aufgabe führt „Planen" zu einem neuen Termin, der Bezeichnung, Verantwortlichen und den offenen Restaufwand übernimmt.
Verschieben, verlängern, löschen
Einen bestehenden Termin ziehen Sie mit gedrückter Maustaste auf eine andere Uhrzeit oder einen anderen Tag. Sind mehrere Kollegen eingeblendet, ziehen Sie ihn auch in die Spalte einer anderen Person. Am oberen und unteren Rand des Blocks fassen Sie die Dauer an und verändern sie in Halbstundenschritten.
Über größere Strecken hilft der Rechtsklick. „Ausschneiden" merkt sich den Termin, ein Rechtsklick auf den Zielzeitpunkt bietet „Hier einfügen". Die Dauer bleibt dabei erhalten. Die Esc-Taste bricht den Vorgang ab.
Ein Klick auf den Block öffnet den Termin zum Bearbeiten. Der Titel lautet dann „Termin bearbeiten", und neben „Speichern" steht ein „Löschen"-Button. Ein zusätzliches Register „Details" zeigt, wer den Termin wann angelegt und zuletzt geändert hat.