Einen Termin zum Ticket planen
Voraussetzungen
Ein Termin, der am Ticket hängt, taucht im Kalender der Beteiligten auf und ist gleichzeitig am Vorgang dokumentiert. Der nächste anstehende Termin erscheint anschließend in den Kopfdaten des Tickets.
Öffnen Sie das Ticket und wechseln Sie in der Mitte auf die Registerkarte „Termine". Der Kalender zeigt zunächst die Termine dieses Tickets für die Mitarbeiter, die am Ticket hinterlegt sind.
Die Registerkarte „Termine": 1 die Schaltfläche „Neu", 2 der Filter, hier auf „Ticket Termine", 3 die Ansichten von „Tag" bis „Agenda". Der farbige Block im Raster ist ein Termin dieses Tickets. Steuern Sie den passenden Zeitraum an. Über die Ansichten „Tag", „Arbeitswoche", „Woche", „Monat" und „Agenda" sowie „Heute" wechseln Sie den Ausschnitt.
Klicken Sie in der Leiste über dem Kalender auf „Neu". Der Dialog „Neuer Termin" öffnet sich, und das Ticket ist bereits als Verknüpfung eingetragen. Sie können auch im Raster über den gewünschten Zeitraum ziehen. Dann sind Start und Ende schon gesetzt.
Der Dialog „Neuer Termin": 1 der Betreff als Pflichtfeld, 2 „Start" und „Ende", 3 die Mitarbeiter, 4 die Ankreuzfelder „Extern" und „Fixtermin", 5 der Reiter „Verknüpfungen". Ohne mindestens einen Mitarbeiter können Sie nicht speichern. Erst mit „Extern" erscheint darunter das Feld „Ort". Der Reiter „Verknüpfungen" führt das Ticket bereits mit. Geben Sie einen aussagekräftigen „Betreff" ein. Er steht später im Kalender und in den Kopfdaten des Tickets.
Prüfen Sie „Start" und „Ende" und wählen Sie mindestens einen Mitarbeiter aus. Ohne Mitarbeiter können Sie den Termin nicht speichern.
Ergänzen Sie bei Bedarf eine „Erinnerung" und eine „Beschreibung" und setzen Sie die Ankreuzfelder „Extern" und „Fixtermin". Mit „Extern" erscheint zusätzlich das Feld „Ort".
Kontrollieren Sie im Reiter „Verknüpfungen", dass Konto, Adresse und Ticket stimmen. Hier ordnen Sie den Termin zusätzlich einer Verkaufschance oder einem Projekt zu.
Klicken Sie auf „Speichern". Der Termin erscheint im Kalender des Tickets und in den Kalendern der ausgewählten Mitarbeiter.
Die Felder im Dialog
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Betreff* | Kurzbeschreibung des Termins. Erscheint im Kalender und am Ticket. |
| Start / Ende* | Zeitraum des Termins. Beim Ziehen im Kalenderraster bereits ausgefüllt. |
| Mitarbeiter* | Wer den Termin wahrnimmt. Mindestens eine Person ist erforderlich, mehrere sind möglich. |
| Extern | Kennzeichnet den Termin als Termin beim oder mit dem Kunden. Erst damit erscheint das Feld „Ort". |
| Fixtermin | Blockiert den Zeitraum fest. Andere Termine, die sich damit überschneiden, werden abgewiesen. |
| Ort | Freitext, etwa die Einsatzadresse oder ein Besprechungsraum. Nur sichtbar, wenn „Extern" angekreuzt ist. |
| Privat, Ganztägig, Meeting | Erscheinen nur, wenn der Termin bereits so gekennzeichnet ist, etwa aus einem angebundenen Kalender. Sie können sie hier ansehen, aber nicht setzen. |
| Erinnerung | Vorlaufzeit für die Benachrichtigung, von „Zum Zeitpunkt des Termins" bis „1 Woche vorher". Ohne Auswahl gibt es keine Erinnerung. |
| Beschreibung | Platz für Vorbereitungshinweise, Anfahrt oder Absprachen. |
* Pflichtfeld
Den Terminassistenten nutzen
Wenn zum Ticket noch kein Termin geplant ist, steht im Reiter „Überblick" die Karte „Terminplanung" mit der Schaltfläche „Termin planen". Der Assistent sucht selbst nach freien Zeitfenstern. Sie müssen sie nicht im Kalender zusammensuchen. Er führt durch drei Schritte: „Konfiguration", „Verfügbare Slots" und „Bestätigung".
Schritt „Konfiguration"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel* | Betreff der Termine. Vorbelegt mit Ticketnummer und Tickettitel. |
| Mitarbeiter | Wessen Kalender durchsucht wird. Vorbelegt mit dem verantwortlichen Mitarbeiter des Tickets. |
| Benötigte Gesamtzeit (Min.) | Wie viel Zeit insgesamt gebraucht wird. Der Assistent darf sie auf mehrere Termine verteilen. |
| Minimale Slotlänge (Min.) | Untergrenze für ein einzelnes Zeitfenster. So zerfällt die Arbeit nicht in unbrauchbare Schnipsel. |
| Geschäftszeiten berücksichtigen | Beschränkt die Suche auf die hinterlegten Geschäftszeiten. |
| Tagesstart / Tagesende | Der Rahmen, in dem an einem Tag gesucht wird. |
* Pflichtfeld
Mit „Suchen" wechselt der Assistent auf die Trefferliste mit Beginn, Ende, Dauer und Wochentag. Über „Weiter" und „Speichern" legt er alle gefundenen Zeitfenster als Termine an und verknüpft sie mit dem Ticket. Findet die Suche nichts, lockern Sie die minimale Slotlänge oder weiten Sie den Tagesrahmen.
Einen bestehenden Termin nachträglich zuordnen
Manchmal steht der Termin schon im Kalender, bevor das Ticket existiert. Stellen Sie den Filter dann auf „Alle Termine" um. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin und wählen Sie „Mit diesem Ticket verknüpfen". Der Termin bleibt, wo er ist, und hängt danach zusätzlich am Ticket.