Tickets aus einem Vertrag erzeugen
Voraussetzungen
Was ein Vertrag als Position beschreibt, muss irgendwann jemand tun. Der Assistent „In Ticket überführen" macht aus ausgewählten Vertragspositionen fertige Tickets. Je Position entsteht ein Ticket, mit Kunde, Vertrag und Zeitaufwand bereits verknüpft.
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten", wählen Sie „Verträge" und öffnen Sie den Vertrag per Doppelklick.
Wählen Sie im Aktionsmenü der Vertragsdetailansicht „In Ticket überführen". Der Assistent öffnet sich mit „Schritt 1: Positionen auswählen".
Das Aktionsmenü im Kopfbereich des Vertrags enthält den Eintrag „In Ticket überführen" (1). Ausgegraut ist er nur bei einem noch nicht gespeicherten Vertrag und bei Standard- und Individualverträgen. Oberhalb der Liste können Sie einen Standard-Mitarbeiter und einen Standard-Ansprechpartner setzen. Beide gelten dann für alle Tickets dieses Durchlaufs und lassen sich im nächsten Schritt einzeln überschreiben.
Schritt 1 mit „Standard-Mitarbeiter" und „Standard-Ansprechpartner" über der Liste (1). Solange keine Position angehakt ist, bleibt „Weiter" gesperrt (2). Haken Sie die Positionen an, für die Tickets entstehen sollen, und klicken Sie auf „Weiter". Der Knopf nennt die Anzahl der ausgewählten Positionen und bleibt gesperrt, solange nichts ausgewählt ist.
„Schritt 2: Tickets prüfen" zeigt je Position eine Zeile. Titel, Fälligkeit, geschätzten Zeitaufwand, Mitarbeiter und Ansprechpartner können Sie hier direkt in der Tabelle anpassen. Der Gesamtpreis dient nur zur Orientierung und ist nicht änderbar.
Schritt 2 mit einer Zeile je ausgewählter Position. Titel und Fälligkeit sind vorbelegt, Mitarbeiter und Ansprechpartner sind noch nicht gesetzt. Klicken Sie auf „Weiter". Es folgt „Schritt 3: Projekt (optional)". Sollen die Tickets zusammengehalten werden, haken Sie „Projekt anlegen und Tickets zuordnen" an und füllen Projektbezeichnung, Start, Ende und den verantwortlichen Mitarbeiter aus. Ohne Haken entstehen die Tickets ohne Projekt.
Klicken Sie auf den Knopf am unteren Rand. Er nennt die Anzahl der Tickets, die angelegt werden. Danach schließt sich der Assistent und der Vertrag wird neu geladen.
Was die erzeugten Tickets mitbekommen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Ihre Eingabe aus Schritt 2. Bleibt das Feld leer, greift der Vorschlag aus der Vertragsvorlage. Gibt es auch den nicht, entsteht „Vertragsbezeichnung: Positionsbezeichnung". Sehr lange Titel werden gekürzt. |
| Bezeichnung | Der Text aus der Vertragsvorlage. Ist dort keiner hinterlegt, wird der Titel übernommen. |
| Konto | Der Kunde des Vertrags, samt zugehöriger Adresse. |
| Vertrag | Das Ticket bleibt mit dem Vertrag verknüpft. Sie sehen ihn in der Karte „Vertrag" der Detailansicht. |
| Auftrag und Auftragsposition | Werden aus der Vertragsposition übernommen, wenn sie dort hinterlegt sind. |
| Queue und Kategorie | Stammen aus der Vertragsvorlage. Ohne Vorlage bleiben beide leer. |
| Verantwortlicher Mitarbeiter | Ihre Angabe aus Schritt 1 oder 2. Er wird zugleich in die Mitarbeiterliste des Tickets aufgenommen. |
| Verantwortlicher Ansprechpartner | Ihre Angabe aus Schritt 1 oder 2. Auch er landet zugleich in der Ansprechpartnerliste des Tickets. |
| Fälligkeit | Ihre Angabe aus Schritt 2. Vorbelegt ist eine Woche ab heute. |
| Geschätzter Zeitaufwand | Ihre Angabe aus Schritt 2. Vorbelegt ist die Anzahl aus der Vertragsposition. |
| Projekt | Nur gesetzt, wenn Sie in Schritt 3 ein Projekt angelegt haben. Alle Tickets des Durchlaufs erhalten dasselbe Projekt. |
| Status | Der Ticketstatus, der als Erstellungsstatus gekennzeichnet ist. Es ist derselbe wie bei jedem neu angelegten Ticket. |
Welche Positionen zur Auswahl stehen
Der Assistent zeigt in Schritt 1 bewusst nicht alle Positionen des Vertrags, sondern nur die, für die eine Ticketanlage sinnvoll ist.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gekündigte Positionen | Werden ausgeblendet. |
| Positionen mit bestehendem Ticket | Werden ausgeblendet. Je Position kann es nur ein Ticket geben. Ein Ticket darf dagegen mehrere Positionen abdecken. |
| Bereits abgerechnete Einzelabrechnungen | Werden ausgeblendet. |