Einen Vertrag anlegen
Voraussetzungen
Ein Vertrag hält fest, was Sie für einen Kunden dauerhaft leisten und wie das abgerechnet wird. Er fasst Positionen und Tätigkeiten zusammen, je nach Typ auch ein Kontingent. Der Vertragstyp entscheidet über fast alles Weitere. Deshalb steht er ganz oben und lässt sich später nicht mehr ändern.
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten" und wählen Sie „Verträge".
Die Vertragsliste. Die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen (1) legt einen neuen Vertrag an. Über die Filterauswahl schränken Sie die Liste auf einen Vertragstyp ein. Klicken Sie in der Toolbar über der Liste auf die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen. Der Tooltip lautet „Neuer Vertrag". Rechts fährt das Formular „Vertrag anlegen" ein.
Das Formular beim Öffnen. „Typ" ist mit „Servicevertrag" vorbelegt, „Start" mit dem heutigen Datum in einem Monat und „Ende" mit dem 31.12.2099. Wählen Sie den „Typ". Vorbelegt ist „Servicevertrag". Die Auswahl steuert, welche Felder darunter überhaupt erscheinen.
Geben Sie eine aussagekräftige „Bezeichnung" ein. Sie ist das einzige Feld, das Sie selbst ausfüllen müssen, und erscheint in allen Listen und Auswahlfeldern.
Setzen Sie die „Priorität", wenn Sie mehrere Verträge eines Kunden in eine Reihenfolge bringen wollen. Vorbelegt ist 0.
Prüfen Sie „Start" und „Ende". Der Start ist mit dem heutigen Datum in einem Monat vorbelegt, das Ende mit dem 31.12.2099. Damit ist der Vertrag faktisch unbefristet. Beim Pauschalvertrag entfallen beide Felder.
Prüfen Sie den Schalter „Aktiv". Er ist bereits gesetzt.
Wählen Sie unter „Konto" den Kunden aus. Zur Auswahl stehen Kunden- und Lieferantenkonten. Nur beim Standardvertrag entfällt das Feld, denn dieser gilt für mehrere Konten gleichzeitig.
Wählen Sie beim Projektvertrag zusätzlich das „Projekt" und entscheiden Sie, ob „Pauschale Berechnung" gilt.
Füllen Sie beim Kontingentvertrag den Kontingentblock aus. Das gilt auch für den Projektvertrag mit pauschaler Berechnung. Sie setzen „Kontingent Typ", je nach Wahl „Kontingent Stunden" oder „Kontingent Betrag", dazu „Intervall" und wenn nötig „Rest verfällt".
Schreiben Sie ergänzende Angaben in die „Interne Notiz". Sie ist nur für Ihr Team sichtbar.
Klicken Sie auf „Speichern". Der Vertrag erscheint mit seiner Vertragsnummer in der Liste. „Speichern und öffnen" legt ihn an und öffnet zusätzlich die Detailansicht. Dort geht es mit Positionen und Tätigkeiten weiter.
Ein ausgefüllter Servicevertrag kurz vor dem Speichern. Typ, Start, Ende und Konto sind danach gesperrt.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Typ* | Der Vertragstyp. Vorbelegt mit „Servicevertrag". Nur beim Anlegen änderbar. |
| Bezeichnung* | Name des Vertrags. Erscheint in Listen, Auswahlfeldern und als Tab-Titel. |
| Priorität | Ganze Zahl ab 0. Vorbelegt mit 0. |
| Start | Beginn der Laufzeit. Vorbelegt mit dem heutigen Datum in einem Monat. Entfällt beim Pauschalvertrag, danach gesperrt. |
| Ende | Ende der Laufzeit. Vorbelegt mit dem 31.12.2099. Entfällt beim Pauschalvertrag, danach gesperrt. |
| Aktiv | Vorbelegt mit „ein". |
| Konto | Der Kunde oder Lieferant, für den der Vertrag gilt. Entfällt beim Standardvertrag, danach gesperrt. |
| Projekt | Nur beim Projektvertrag. Die Auswahl richtet sich nach dem gewählten Konto. |
| Pauschale Berechnung | Nur beim Projektvertrag. Schaltet den Kontingentblock frei. Nur beim Anlegen änderbar. |
| Kontingent Typ | „Ohne", „Stunden" oder „Betrag". Vorbelegt mit „Ohne". Nur beim Anlegen änderbar. |
| Kontingent Stunden | Erscheint, wenn der Kontingent-Typ auf „Stunden" steht. |
| Kontingent Betrag | Erscheint, wenn der Kontingent-Typ auf „Betrag" steht. |
| Intervall | „Ohne", „Monatlich" oder „Jährlich". Legt fest, in welchem Rhythmus das Kontingent neu aufgesetzt wird. |
| Rest verfällt | Erscheint nur, wenn ein Intervall gewählt ist. Bestimmt, ob nicht verbrauchtes Kontingent in die nächste Periode übertragen wird. |
| Interne Notiz | Freitext, nur intern sichtbar. |
* Pflichtfeld
Was der Vertragstyp steuert
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Servicevertrag | Der Regelfall. Mit Konto, Laufzeit, Positionen und Tätigkeiten, ohne Kontingent. |
| Pauschalvertrag | Wie der Servicevertrag, aber ohne Start und Ende. Statt Vertragspositionen lassen sich hier Einzelabrechnungen erfassen. |
| Kontingentvertrag | Mit Kontingent in Stunden oder Betrag. Bekommt zusätzlich den Tab „Kontingente". |
| Projektvertrag | Mit Bezug auf ein Projekt. Ist „Pauschale Berechnung" gesetzt, kommt der Kontingentblock hinzu. |
| Individualvertrag | Mit Konto und Laufzeit, aber ohne Positionen. |
| Standardvertrag | Gilt nicht für ein einzelnes Konto, sondern für mehrere. Statt Positionen bekommt er den Tab „Konten", über den Sie Konten verknüpfen. |
Positionen und Tätigkeiten nach dem Speichern
Der Vertrag selbst enthält noch keine Leistungen. Die entstehen erst in der Detailansicht, und zwar in zwei getrennten Tabs.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Positionen | Was wiederkehrend abgerechnet wird. Jede Position verweist auf einen Artikel und trägt „Anzahl", „Netto-Einzelpreis", „Rabatt %", „Intervall", „Vertragsbeginn" und „Vertragsende". Über die Schaltfläche „Neu" legen Sie eine „Vertragsposition" an. Bei Projekt- und Pauschalverträgen legen Sie dort auch eine „Einzelabrechnung" an. |
| Tätigkeiten | Worauf Zeiten gebucht werden dürfen. Jede Tätigkeit hat eine „Tätigkeitsart", einen Artikel, „Nettopreis", „Rabatt %" sowie „Start" und „Ende". Ohne Tätigkeit lässt sich auf den Vertrag keine Zeit buchen. |
| Weitere Tabs | „Überblick" mit der internen Notiz, „Tickets", „Notizen" und „Abrechnungen". Je nach Vertragstyp kommen „Kontingente" oder „Konten" dazu. |