Einen Wartungsvertrag anlegen
Ein Wartungsvertrag beschreibt eine Arbeit, die immer wieder ansteht, etwa die jährliche Prüfung einer Anlage. checkITeasy legt dafür die Tickets selbst an. Sie entscheiden nur, in welchem Takt das passiert und was in den Tickets stehen soll. Alles andere funktioniert wie beim Servicevertrag, mit Positionen, Tätigkeiten und Abrechnung.
Den Vertrag anlegen
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten", wählen Sie „Verträge" und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen.
Wählen Sie unter „Typ" den Eintrag „Wartungsvertrag". Unter dem Konto erscheint der Block für die Taktung.
Geben Sie die „Bezeichnung" ein und wählen Sie unter „Konto" den Kunden.
Wählen Sie unter „Objekt" das Gerät oder die Anlage, um die es geht. Die Auswahl zeigt die Objekte des gewählten Kontos. Das Feld ist nicht Pflicht, aber es hängt jedes Wartungsticket automatisch an das Objekt und übernimmt dessen Ansprechpartner.
Legen Sie die „Taktung" fest. „Nach Intervall" setzt die Termine in festem Abstand ab dem ersten Termin. „Nach Abschluss des vorigen Tickets" wartet, bis das letzte Wartungsticket abgeschlossen ist, und rechnet erst dann das Intervall weiter.
Tragen Sie unter „Intervall" die Zahl ein und wählen Sie die „Einheit", etwa 12 und „Monate". Ohne Intervall entsteht nie ein Ticket. Das Formular lässt sich dann nicht speichern.
Setzen Sie den „Ersten Wartungstermin". Bleibt er leer, gilt der Vertragsbeginn. Unter „Ticket anlegen (Tage vor dem Termin)" bestimmen Sie den Vorlauf, mit dem das Ticket erscheint.
Entscheiden Sie, ob „Pauschale Berechnung" gilt. Dann werden Zeiten auf den Tätigkeiten des Vertrags nicht abgerechnet, weil die Wartung pauschal bezahlt ist.
Klicken Sie auf „Speichern". Positionen, Tätigkeiten und die Vorgaben für die Tickets ergänzen Sie danach in der Detailansicht.
Die Vorgaben für die Wartungstickets
In der Detailansicht trägt die Karte den Titel „Wartungsvertrag". Sie enthält die Taktung aus dem Formular und darunter die Vorgaben, mit denen jedes Wartungsticket entsteht.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nächster Wartungstermin | Den Termin pflegt checkITeasy nach jedem Ticket. Bei „Nach Abschluss des vorigen Tickets" bleibt er leer, solange das letzte Ticket offen ist. Sie können ihn von Hand verschieben, zum Beispiel wenn der Kunde einen anderen Monat wünscht. |
| Titel | Der Titel der Tickets mit Platzhaltern wie {Vertrag.Bezeichnung}, {Wartung.Termin} oder {Objekt.Matchcode}. Tippen Sie {, erscheint die Liste der Platzhalter. Bleibt das Feld leer, gilt die Vertragsvorlage, sonst „Wartung {Wartung.Termin}: {Vertrag.Bezeichnung}". |
| Queue und Kategorie | Die Zuordnung der Tickets. Leer bedeutet, dass die Werte aus der Vertragsvorlage gelten, aus der der Vertrag entstanden ist. |
| Verantwortlicher Mitarbeiter | Wird verantwortlich für jedes Wartungsticket eingetragen. |
| Aufgabenplanung (Checkliste) | Eine Vorlage aus der Aufgabenplanung. Ihre Aufgaben stehen in jedem Wartungsticket als Checkliste, etwa die Prüfpunkte einer Anlage. |
Wie die Tickets entstehen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Täglicher Lauf | Ein Dienst prüft einmal täglich alle aktiven Wartungsverträge, deren Laufzeit den heutigen Tag einschließt. Ist der nächste Termin abzüglich Vorlauf erreicht, entsteht das Ticket. |
| Ein Ticket je Termin | Für einen Termin entsteht nie ein zweites Ticket, auch wenn der Lauf wiederholt wird. Je Vertrag entsteht pro Lauf höchstens ein Ticket. |
| Was im Ticket steht | Titel und Beschreibung aus den Vorgaben, die Fälligkeit auf den Wartungstermin, das Konto des Vertrags, das Objekt mit seinem Ansprechpartner, der Startstatus und die Checkliste. Das Ticket ist mit dem Vertrag verknüpft und steht in dessen Reiter „Tickets". |
| Weit zurückliegender Start | Liegt der erste Termin weit in der Vergangenheit, entsteht nur ein Ticket für die laufende Periode. Versäumte Perioden werden nicht nachgeholt. |