Wie aus einer Adresse ein Kunde wird
Voraussetzungen
Ein Kunde ist in checkITeasy kein eigener Adressdatensatz. Es ist ein Konto, das an einer Adresse hängt. Im System heißt es auch „Kontokorrent". Die Adresse beantwortet die Frage „Wer ist das und wo sitzt es?", das Konto die Frage „Wie rechnen wir damit ab?".
Wie Adresse und Konto zusammenhängen
Jedes Konto zeigt auf genau eine Adresse. Umgekehrt kann eine Adresse mehrere Konten haben. Dieselbe Firma kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein und dann zwei Konten besitzen. Die Kontoart entscheidet, in welcher Liste das Konto auftaucht: „Kunde" unter „Kunden", „Lieferant" unter „Lieferanten".
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| An der Adresse hängen | Ansprechpartner, Meetings, Weblinks und Dokumente. Dazu die Karte „Konten", die alle Konten dieser Adresse auflistet. |
| Am Konto hängen | Kontonummer, Kundengruppe, Besteuerungsart, Vertreter und Ticketfreigaben. Dazu die Verträge. |
| Beides zusammen | Der Tab „Ansprechpartner" der Konto-Detailansicht zeigt die Ansprechpartner der zugehörigen Adresse. Deshalb genügt es, sie einmal an der Adresse zu pflegen. |
Woher das Kundenkonto kommt
Konten werden in checkITeasy nicht angelegt. In der Kundenliste gibt es dafür keine Schaltfläche. Die Toolbar kennt nur „Bearbeiten" und „Aktualisieren". Kundenkonten entstehen im angebundenen ERP und kommen über die Datenübernahme herüber. Die Kontonummer und die „Sage Kundennummer" stammen von dort.
Für Sie heißt das Folgendes. Legen Sie die Adresse an und melden Sie die neue Firma auf dem in Ihrem Haus üblichen Weg an die Buchhaltung. Sobald das Konto angelegt ist, erscheint es an der Adresse in der Karte „Konten" und in der Liste unter „Kunden".
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten" und wählen Sie „Kunden". Die Liste startet mit dem Filter „Aktive Kunden". Über die Filterauswahl stellen Sie auf „Alle Kunden" um.
Die Kundenliste zeigt Konten, nicht Adressen. Daher die Spalten „Nummer" und „Kontoart". In der Toolbar fehlt eine Schaltfläche zum Anlegen, denn Konten kommen aus dem ERP. Suchen Sie den Kunden über die Spalten „Nummer", „Matchcode" oder „Kurzname" und klicken Sie die Zeile doppelt an. Die Detailansicht öffnet sich in einem neuen Tab.
Prüfen Sie im Kopfbereich die „Kontonummer" und den „Kurzname". Die Kontonummer ist gesperrt, weil sie aus dem ERP stammt. Den Kurznamen können Sie ändern.
Prüfen Sie auf der Karte „Allgemeines" die kaufmännischen Felder: „Kundengruppe", „Besteuerungsart", „Vertreter" und „Tags".
Die Konto-Detailansicht. Links stehen Kontonummer, Kurzname und die Karte „Allgemeines" mit Kundengruppe, Besteuerungsart, Vertreter und Tags. Rechts verweist die Karte „Adresse" auf die Adresse, an der das Konto hängt. Legen Sie auf der Karte „Freigabe" fest, ob für diesen Kunden ein Freigabeprozess gilt: „Ticketfreigabe (Extern)" und „Ticketfreigabe (Vorkasse)".
Speichern Sie die Änderungen über die Leiste am unteren Rand.
Die Felder der Konto-Detailansicht
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontonummer | Kommt aus dem ERP und ist gesperrt. |
| Kurzname | Frei änderbar. Kurzbezeichnung des Kontos. |
| Kundengruppe | Kommt aus dem ERP und ist gesperrt. |
| Besteuerungsart | Steuerliche Behandlung des Kontos. Auswahl aus einer eingerichteten Liste. |
| Vertreter | Der zuständige Vertreter. Auswahl aus einer eingerichteten Liste. |
| Tags | Mehrfachauswahl zur freien Kennzeichnung des Kontos. |
| Ticketfreigabe (Extern) | Schaltet für diesen Kunden den externen Freigabeprozess bei Tickets ein. |
| Ticketfreigabe (Vorkasse) | Schaltet für diesen Kunden den Freigabeprozess für Vorkasse ein. |
| Sage Kundennummer | Auf der Karte „Details". Kommt aus dem ERP und ist gesperrt. |
Was die Konto-Detailansicht sonst noch zeigt
Rechts liegen die Karten „Adresse", „Meetings", „Weblinks" und „Dokumente". In der Mitte führen Tabs zu „Aktivitäten", „Aufgaben", „Ansprechpartner", „Tickets", „Projekten", „Verkaufschancen" und „Verträgen". So sehen Sie die vollständige Geschäftsbeziehung auf einen Blick.