Objekte pflegen und zuordnen
Ein Objekt ist ein konkretes Gerät beim Kunden. Zum Beispiel der Server im Keller, die Maschine in der Halle oder die Lizenz auf dem Arbeitsplatz. Es verbindet einen Artikel mit einem Kunden, einem Standort und einer Seriennummer. Im Ticket können Sie festhalten, um welches Objekt es geht.
Ein neues Objekt anlegen
Viele Objekte kommen aus dem angebundenen ERP oder aus einer Belegposition. Sie können ein Objekt aber auch von Hand erfassen.
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten" und wählen Sie „Objekte".
Klicken Sie in der Leiste über der Liste auf das Pluszeichen mit dem Tooltip „Neues Objekt". Rechts öffnet sich das Formular „Objekt erstellen".
Wählen Sie den „Artikel". Das ist das einzige Pflichtfeld. Solange es leer ist, bleiben „Speichern" und „Speichern und öffnen" gesperrt.
Tragen Sie das „Lot" ein und wählen Sie den „Typ". Das „Lot" ist die Seriennummer.
Wählen Sie das „Konto". Die „Adresse" wird dabei mitgesetzt. Danach können Sie den „Ansprechpartner" auswählen, die Auswahl zeigt nur Personen dieser Adresse.
Ergänzen Sie „Standort", „Abteilung", „Inventarnummer", „Start" und „Ende" sowie die Freitexte „Beschreibung" und „Memo".
Klicken Sie auf „Speichern". Mit „Speichern und öffnen" landen Sie direkt in der Detailansicht des neuen Objekts.
Ein bestehendes Objekt pflegen Sie in seiner Detailansicht.
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten" und wählen Sie „Objekte".
Die Objektliste. Die Spalte „Lot" enthält die Seriennummer. Die Spalte „Konto" zeigt, welchem Kunden das Objekt zugeordnet ist. Die Liste startet mit dem Filter „Aktive Objekte". Für ausgemusterte Objekte stellen Sie über die Filterauswahl auf „Alle Objekte" um.
Suchen Sie das Objekt über „Artikelnummer", „Matchcode", „Lot" oder „Konto" und klicken Sie die Zeile doppelt an.
Wählen Sie auf der Karte „Kontaktdaten" den „Typ" und tragen Sie das „Lot" ein. Das ist die Seriennummer.
Die Detailansicht eines Objekts. Links stehen „Kontaktdaten" mit Typ und Lot sowie „Eckdaten" mit Standort, Abteilung und Inventarnummer. Rechts stehen die Zuordnungen zu Ansprechpartner, Adresse, Konto und Artikel. Hier ist dem Objekt noch kein Konto zugeordnet. Pflegen Sie auf der Karte „Eckdaten" die Felder „Standort", „Abteilung", „Inventarnummer", „Start" und „Ende".
Im Tab „Überblick" gehören längere Angaben in die Felder „Beschreibung" und „Memo".
Speichern Sie die Änderungen über die Leiste am unteren Rand.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Typ | Die Objektart, zum Beispiel Server, Drucker oder Lizenz. Auswahl aus einer eingerichteten Liste. |
| Lot | Die Seriennummer des Geräts. Das Feld heißt in der Oberfläche „Lot", auch in der Liste. |
| Standort | Wo das Objekt beim Kunden steht. |
| Abteilung | Die Abteilung, der das Objekt zugeordnet ist. |
| Inventarnummer | Die Inventarnummer des Kunden. |
| Start | Beginn der Nutzung oder Betreuung. |
| Ende | Ende der Nutzung oder Betreuung. |
| Beschreibung | Im Tab „Überblick". Freitext zum Objekt. |
| Memo | Im Tab „Überblick". Zweites Freitextfeld für interne Vermerke. |
| Erstellt am / Erstellt von / Geändert am / Geändert von | Auf der Karte „Details". Reine Anzeige. |
Zuordnungen über die Karten rechts
Wem das Objekt gehört und um welchen Artikel es sich handelt, sehen Sie auf den Karten am rechten Rand der Detailansicht. Ändern können Sie dort den Ansprechpartner.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ansprechpartner | Die zuständige Person beim Kunden. Über „Bearbeiten" öffnet sich die Auswahl „Ansprechpartner auswählen". Sie zeigt die Personen der Adresse, die dem Objekt zugeordnet ist. |
| Adresse | Die Adresse, bei der das Objekt steht. Reine Anzeige. |
| Konto | Das zugeordnete Konto. Reine Anzeige. |
| Artikel | Der Artikel, um den es sich handelt. Reine Anzeige. |
| Weblinks / Dokumente | Verknüpfte Links und Dateien zum Objekt. |
Ein Objekt einem Ticket zuordnen
In der Detailansicht eines Tickets gibt es die Karte „Objekte". Über „Bearbeiten" öffnet sich die Auswahl „Objekte auswählen", in der Sie mehrere Objekte gleichzeitig markieren können. Die Auswahl lässt sich auf die Objekte des jeweiligen Kunden eingrenzen.
Umgekehrt zeigt die Objekt-Detailansicht im Tab „Tickets" alle Tickets zu diesem Objekt. Über „Neu" legen Sie von dort ein weiteres an. Kunde, Adresse und verantwortlicher Ansprechpartner kommen aus dem Objekt, und das neue Ticket wird beim Speichern mit dem Objekt verknüpft.
Der Tab „Aktivitäten" zeigt die Vorgänge zum Objekt selbst und die aus den verknüpften Tickets. Gehört ein Eintrag zu einem Ticket, steht die Ticketnummer darunter und führt Sie mit einem Klick dorthin. So sehen Sie auf einen Blick, was an einem Gerät bisher passiert ist.
Termine zu einem Objekt
Der Tab „Termine" zeigt einen Kalender zum Objekt. Oben links stellen Sie über die Auswahl zwischen „Objekt Termine" und „Alle Termine" um. „Objekt Termine" zeigt nur die Termine, die mit diesem Objekt verknüpft sind.
Welche Kalender eingeblendet sind, richtet sich nach dem Objekt. Gibt es schon Termine dazu, sehen Sie die Kalender der Mitarbeiter, die an diesen Terminen hängen. Gibt es noch keine, sehen Sie Ihren eigenen. Über das Symbol links in der Leiste nehmen Sie weitere Kalender dazu.
Legen Sie hier einen Termin an, wird er dem Objekt zugeordnet. Konto und Adresse setzt der Server aus dem Objekt dazu, wenn sie noch leer sind. Einen bestehenden Termin verknüpfen Sie über sein Kontextmenü mit „Mit diesem Objekt verknüpfen".