Eine Adresse anlegen
Die Adresse ist der zentrale Datensatz für jede Firma und jede Person, mit der Sie zu tun haben. Alles Weitere hängt daran: das Kundenkonto, die Ansprechpartner, Tickets, Verkaufschancen und Verträge. Deshalb steht sie am Anfang.
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten" und wählen Sie „Adressen".
Die Adressliste startet mit dem Filter „Aktive Adressen". Über die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen (1) legen Sie eine neue Adresse an. Klicken Sie in der Toolbar über der Liste auf die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen. Der Tooltip lautet „Neue Adresse". Rechts fährt das Formular „Adresse erstellen" ein.
Das leere Formular. „Name 1" ist mit einem Sternchen als Pflichtfeld gekennzeichnet, „Speichern" bleibt bis zur Eingabe gesperrt. Tragen Sie unter „Name 1" den Firmen- oder Nachnamen ein. Das ist das einzige Pflichtfeld. Ohne Eintrag bleiben die Schaltflächen zum Speichern gesperrt.
Der Zeichenzähler erscheint, sobald ein Feld etwa drei Viertel seiner 50 Zeichen erreicht. Am Limit wird er rot. Weitere Zeichen nimmt das Feld dann nicht mehr an. Ergänzen Sie bei Bedarf „Name 2" für einen Namenszusatz. Zum Beispiel die Rechtsform, eine Niederlassung oder den zweiten Teil eines langen Firmennamens.
Vergeben Sie einen „Matchcode". Er ist der Kurzname, unter dem die Adresse in Listen, Auswahlfeldern und Tab-Titeln erscheint. Bleibt er leer, wird stattdessen „Name 1" angezeigt.
Erfassen Sie die Anschrift: „Straße", „Zusatz", „PLZ", „Ort" und „Land".
Tragen Sie die Kommunikationsdaten ein: „Telefon", „Telefax", „E-Mail" und „Homepage".
Füllen Sie „Anrede" und „Ansprache" aus, wenn Sie die Adresse für den Schriftverkehr verwenden.
Prüfen Sie die Schalter am Ende. „Aktiv" ist bereits gesetzt. Nur aktive Adressen erscheinen im Standardfilter der Liste. „Newsletter-Sperre" bleibt aus, wenn die Adresse keinen Werbewiderspruch hinterlegt hat.
Klicken Sie auf „Speichern". Das Formular schließt sich und die Adresse erscheint in der Liste. „Speichern und öffnen" legt sie an und öffnet zusätzlich die Detailansicht in einem neuen Tab.
Das ausgefüllte Formular kurz vor dem Speichern. Sobald „Name 1" gefüllt ist, sind „Speichern" und „Speichern und öffnen" anwählbar.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name 1* | Firmen- oder Nachname. Erscheint als Überschrift der Detailansicht. Höchstens 50 Zeichen. |
| Name 2 | Namenszusatz, Rechtsform oder Fortsetzung von „Name 1". Höchstens 50 Zeichen. |
| Matchcode | Kurzname für Listen, Auswahlfelder und Tab-Titel. Höchstens 50 Zeichen. Ist er leer, wird „Name 1" verwendet. |
| Straße | Straße und Hausnummer. Höchstens 64 Zeichen. |
| Zusatz | Adresszusatz, etwa Gebäude, Stockwerk oder Postfach. Höchstens 64 Zeichen. |
| PLZ | Postleitzahl. Höchstens 24 Zeichen. |
| Ort | Höchstens 40 Zeichen. |
| Land | Auswahl aus der Länderliste. |
| Telefon | Zentrale Telefonnummer der Adresse. Höchstens 32 Zeichen. |
| Telefax | Höchstens 32 Zeichen. |
| Allgemeine E-Mail-Adresse der Firma. Höchstens 255 Zeichen. | |
| Homepage | Webseite. Höchstens 130 Zeichen. |
| Anrede | Anrede für den Schriftverkehr. Höchstens 50 Zeichen. |
| Ansprache | Ansprache für den Schriftverkehr. Höchstens 50 Zeichen. |
| Gruppe | Ordnet die Adresse einer Adressgruppe zu. |
| Aktiv | Vorbelegt mit „ein". Inaktive Adressen sind weiterhin vorhanden, erscheinen aber nicht im Standardfilter „Aktive Adressen". |
| Newsletter-Sperre | Schließt die Adresse von Marketing-Übertragungen aus. Setzen Sie sie, wenn ein Werbewiderspruch vorliegt. |
* Pflichtfeld
Wie es weitergeht
Mit „Speichern und öffnen" landen Sie in der Detailansicht. Später kommen Sie mit einem Doppelklick in der Adressliste dorthin. Links stehen die Karten „Allgemeines", „Kontakt" und „Details", rechts „Konten", „Meetings", „Weblinks" und „Dokumente". In der Mitte führen Tabs zu Ansprechpartnern, Tickets, Projekten, Verkaufschancen, Aktivitäten und Aufgaben.
Zwei Dinge fehlen der frisch angelegten Adresse noch. Erstens ein Ansprechpartner, damit Tickets eine Person haben. Zweitens ein Kundenkonto, falls Sie mit der Firma abrechnen.