Adressdaten pflegen
Adressen ändern sich ständig: neue Anschrift, neue Rufnummer, neuer Firmenname. Für kleine Korrekturen gibt es die Schnellbearbeitung, für alles Weitere die Detailansicht. Beide Wege beginnen in der Adressliste unter „Stammdaten" › „Adressen".
Schnellbearbeitung für kurze Korrekturen
Klicken Sie in der Adressliste mit der rechten Maustaste auf die Zeile und wählen Sie „Schnellbearbeitung".
Rechts fährt das Formular „Adresse bearbeiten" ein. Es zeigt dieselben Felder wie beim Anlegen, gefüllt mit den bestehenden Werten.
Ändern Sie den Wert und klicken Sie auf „Speichern". Die Liste aktualisiert sich danach selbst.
Detailansicht für alles Weitere
Ein Doppelklick auf die Zeile öffnet die Adresse als eigenen Tab. Die Felder sind auf drei Karten verteilt und lassen sich direkt in der Ansicht ändern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Allgemeines | „Name 1", „Name 2", „Matchcode", „Straße", „Zusatz", „Postleitzahl", „Ort" und „Land". |
| Kontakt | „Telefon", „Telefax", „E-Mail" und „Homepage". |
| Details | „Erstellt von", „Erstellt am", „Geändert von" und „Geändert am". Diese Felder zeigen nur an, ändern können Sie sie nicht. |
| Memo Intern | Im Tab „Überblick". Freitextfeld für interne Vermerke, die nur Ihr Team sieht. |
Sobald Sie etwas ändern, erscheint am unteren Rand die Speichern-Leiste. Erst ein Klick auf „Speichern" schreibt die Änderung fort. „Abbrechen" lädt die Adresse neu und verwirft alles.
Das Aktionen-Menü der Adresse
Rechts oben in der Detailansicht liegt das Aktionen-Menü. Welche Einträge erscheinen, hängt vom Zustand der Adresse ab.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Öffnet das Formular für eine neue Adresse. |
| Duplizieren | Übernimmt Name, Anschrift, Kommunikationsdaten und Gruppe in ein neues Formular. Verknüpfungen wie Konten oder Ansprechpartner werden nicht mitkopiert. |
| Aktualisieren | Lädt die Adresse neu vom Server. |
| ERP Sync aktivieren | Meldet die Adresse zur Übertragung an das angebundene ERP an. Der Eintrag erscheint nur, solange die Adresse dort noch nicht bekannt ist. Sie hat dann noch keine externe Id. |
| Deaktivieren / Aktivieren | Setzt das Kennzeichen „Aktiv" um. Der Eintrag wechselt je nach aktuellem Zustand seine Beschriftung. Die Änderung wird sofort gespeichert. |
| Geodaten ermitteln | Ermittelt Längen- und Breitengrad aus der Anschrift. Nach Erfolg meldet ein Hinweis die gefundenen Koordinaten. |
| Link kopieren | Legt einen direkten Link auf die Adresse in die Zwischenablage. |
Eine Adresse aus dem Weg räumen
Adressen, die Sie nicht mehr brauchen, setzen Sie inaktiv. Gelöscht werden sie nicht. Der Datensatz bleibt mit seiner gesamten Historie erhalten, verschwindet aber aus dem Standardfilter „Aktive Adressen" und damit aus dem Alltag.
Öffnen Sie die Adresse per Doppelklick.
Wählen Sie im Aktionen-Menü rechts oben „Deaktivieren".
Der Statuschip im Kopfbereich wechselt von „Aktiv" auf „Inaktiv". Um die Adresse wiederzufinden, stellen Sie in der Liste auf den Filter „Alle Adressen" um.
Geodaten für viele Adressen auf einmal
In der Toolbar der Adressliste sitzt die Schaltfläche „Geodaten für alle Adressen ermitteln". Sie sucht alle Adressen ohne Geodaten und arbeitet sie nacheinander ab. Der Dialog zeigt den Fortschritt und am Ende, wie viele Adressen erfolgreich ermittelt wurden.