Vertrag aus einer Vorlage anlegen
Voraussetzungen
Vertragsvorlagen ersparen das wiederholte Erfassen gleichartiger Verträge. Sie kommen an genau einer Stelle zum Einsatz. Nämlich dann, wenn aus einem Verkaufsbeleg ein Vertrag werden soll. Beim Anlegen über die Vertragsliste gibt es keine Vorlagenauswahl.
Öffnen Sie den Verkaufsbeleg, aus dem der Vertrag entstehen soll.
Wählen Sie im Aktionen-Menü rechts oben „In Vertrag überführen". Der Assistent öffnet sich mit „Schritt 1 von 2".
Das Aktionen-Menü eines Verkaufsbelegs. Nur hier gibt es den Eintrag „In Vertrag überführen". Über die Vertragsliste ist dieser Weg nicht erreichbar. Das „Konto" steht bereits fest. Es kommt aus dem Beleg und lässt sich nicht ändern.
Schritt 1 des Assistenten. „Konto" und „Vertragstyp" sind gesperrt, weil das Konto aus dem Beleg stammt und der Typ hier aus der gewählten Vorlage kommt. Die Bezeichnung ist mit „Vertrag aus" und der Belegnummer vorbelegt. Wählen Sie unter „Vertragsvorlage (optional)" die passende Vorlage. Gibt es genau eine Vorlage, ist sie bereits ausgewählt.
Ohne Vorlage wählen Sie den „Vertragstyp" selbst. Vorbelegt ist „Servicevertrag".
Prüfen Sie die „Bezeichnung". Sie ist mit „Vertrag aus" und der Belegnummer vorbelegt und ist Pflicht. Ohne sie bleibt „Weiter" gesperrt.
Setzen Sie den „Vertragsbeginn". Vorbelegt ist das heutige Datum.
Klicken Sie auf „Weiter". In „Schritt 2 von 2" listet der Assistent die Positionen des Belegs mit Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis auf.
Markieren Sie die Positionen, die in den Vertrag übernommen werden sollen. Sie können mehrere auswählen.
Klicken Sie auf „Vertrag erstellen". Haben Sie Positionen ausgewählt, steht deren Anzahl in Klammern dahinter. Der neue Vertrag wird angelegt und öffnet sich in einem eigenen Tab.
Die Felder des Assistenten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Konto | Kommt aus dem Beleg und ist gesperrt. |
| Vertragsvorlage (optional) | Auswahl aus den für Sie freigegebenen Vorlagen. Lässt sich wieder leeren. Bei genau einer verfügbaren Vorlage ist diese vorausgewählt. |
| Vertragstyp | Wird gesperrt, sobald eine Vorlage gewählt ist. Dann gilt der Typ der Vorlage. Ohne Vorlage frei wählbar, vorbelegt mit „Servicevertrag". |
| Bezeichnung* | Name des neuen Vertrags. Vorbelegt mit „Vertrag aus" und der Belegnummer. |
| Vertragsbeginn | Vorbelegt mit dem heutigen Datum. |
* Pflichtfeld
Der andere Weg: einen bestehenden Vertrag kopieren
Wenn ein vergleichbarer Vertrag bereits existiert, ist Kopieren oft der schnellere Weg. Es ist außerdem der einzige, der ohne Verkaufsbeleg auskommt und trotzdem Positionen und Tätigkeiten mitbringt. Markieren Sie den Vertrag in der Liste und klicken Sie in der Toolbar auf „Kopieren". Im Kontextmenü heißt derselbe Weg „Duplizieren".