Aus einem Ticket eine E-Mail senden
Voraussetzungen
Es gibt in checkITeasy kein getrenntes Postfach für Tickets. Eine Nachricht an den Kunden ist ein Eintrag im Ticketverlauf, der als „Extern" gespeichert wird. So bleibt die gesamte Korrespondenz am Vorgang. Beim Empfänger kommt sie trotzdem an.
Öffnen Sie das Ticket und wechseln Sie auf die Registerkarte „Aktivitäten".
Klicken Sie in das Feld „Notiz hinzufügen" und wählen Sie oben den Typreiter „Email". Der Eintrag wird später im Verlauf als „Protokollierte E-Mail" geführt.
Schalten Sie den Schalter „Extern" ein. Erst dann erscheinen die Felder „Ansprechpartner" und „CC". Ohne diesen Schalter bleibt der Text eine interne Notiz, und niemand beim Kunden erfährt davon.
1 der Typreiter „Email", 2 der eingeschaltete Schalter „Extern". Erst dieser Schalter macht aus der Notiz eine Nachricht an den Kunden. Legen Sie die Empfänger fest. Unter „Ansprechpartner" stehen die Personen beim Kunden. Vorbelegt sind die Ansprechpartner des Tickets. Unter „Mitarbeiter" ergänzen Sie Kollegen, die mitlesen sollen.
Die drei Empfängerzeilen: 1 „Ansprechpartner" für die Empfänger beim Kunden, 2 „CC" für weitere Adressen, 3 „Mitarbeiter" für mitlesende Kollegen. Ergänzen Sie weitere Adressen über „CC", wenn jemand die Nachricht bekommen soll, der nicht als Ansprechpartner angelegt ist. Über die Schaltfläche mit dem @-Zeichen öffnen Sie den Dialog „CC-Empfänger hinzufügen". Jede Adresse wird einzeln geprüft und als Chip abgelegt.
Der Dialog „CC-Empfänger hinzufügen": 1 das Eingabefeld für die Adresse, 2 der Hinweis zur Domainzuordnung. Jede Adresse wird einzeln hinzugefügt und danach als Chip in der Zeile „CC" abgelegt. Schreiben Sie die Nachricht. Ihre Signatur steht bereits am Ende des Feldes, der Schreibcursor davor. Mit „#" setzen Sie einen Textbaustein ein. Mit „@" erwähnen Sie eine Person und übernehmen sie gleichzeitig als Empfänger.
Ein „#" im Text öffnet die Auswahl der Textbausteine (1). Angeboten werden die Bausteine für Ticketnotizen. Der gewählte Text wird an der Cursorposition eingesetzt. Fügen Sie Anhänge über die Büroklammer hinzu. Dort übernehmen Sie neben neuen Dateien auch Dokumente, die schon am Ticket hängen.
Klicken Sie auf „Speichern". Der Eintrag erscheint im Verlauf ohne das Kennzeichen „intern". Er ist damit für den Kunden sichtbar.
Die Empfängerfelder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ansprechpartner | Die eigentlichen Empfänger beim Kunden. Zur Auswahl stehen die Ansprechpartner der Adresse, für die das Ticket läuft. Nur sichtbar, wenn „Extern" eingeschaltet ist. |
| CC | Freie E-Mail-Adressen für alle, die die Nachricht zusätzlich erhalten sollen. Nur sichtbar, wenn „Extern" eingeschaltet ist. |
| Mitarbeiter | Kollegen im eigenen Haus. Dieses Feld gibt es unabhängig von der Sichtbarkeit. Ihr eigener Benutzer erscheint nicht in der Liste. |
Textbausteine und Signatur
Wiederkehrende Formulierungen gehören in Textbausteine. Die Auswahl hinter dem „#" hängt vom Kontext ab. In einem Ticket erscheinen die Bausteine für Ticketnotizen, in einer Verkaufschance die für Verkaufschancennotizen. In einem Baustein können Sie auch formatierten Text ablegen. Eingesetzt wird er an der Cursorposition.
Die Signatur stammt aus Ihrem eigenen Konto. Sie wird beim Aufklappen des Editors automatisch angehängt, aber nur, solange das Feld noch leer ist. Möchten Sie sie in einem Eintrag nicht haben, löschen Sie sie einfach heraus.