Meetings verwenden
Ein Meeting in checkITeasy ist kein Kalendereintrag, sondern ein Protokoll. Es besteht aus einer Agenda mit Punkten, die Verantwortliche und Fälligkeiten tragen, dazu Teilnehmer und Notizen. Alle Beteiligten arbeiten gleichzeitig darin. Was jemand ändert, erscheint bei den anderen sofort.
Klicken Sie im Header auf das Kalender-Symbol und wählen Sie „Meetings". Rechts fährt die Meetings-Leiste ein, ohne dass Ihr aktueller Tab verloren geht.
Die Meetings-Leiste über dem laufenden Tab. 1 Plus-Symbol für ein neues Meeting, 2 Umschalter zwischen „Meine Meetings" und „Alle Meetings". In der Spalte „Konto" steht die Kontonummer, nicht der Firmenname. Öffnen Sie das gewünschte Meeting in der Liste per Doppelklick. Über der Liste schalten Sie zwischen „Meine Meetings" und „Alle Meetings" um. Die Spalten zeigen Titel, Start, Ende und Konto.
Für ein neues Meeting klicken Sie stattdessen oben auf das Plus-Symbol. Es öffnet sich „Neues Meeting".
Ein Meeting anlegen
Das Formular fragt zuerst Titel, Beschreibung und Zeitraum ab und darunter die Verknüpfungen. Klicken Sie auf „Speichern". Das Meeting wird angelegt und Sie landen direkt in seiner Detailansicht.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Worum es in der Besprechung geht. Erscheint in der Liste und in der Kopfzeile. |
| Beschreibung | Ausführlicher Text mit Formatierungen, etwa das Ziel oder die Ausgangslage. |
| Von | Beginn mit Datum und Uhrzeit. |
| Bis | Ende mit Datum und Uhrzeit. |
| Adresse | Die Adresse, um die es geht. |
| Konto | Der Kunde. Erst wenn er gesetzt ist, können Sie Ticket, Verkaufschance und Projekt auswählen. Diese drei Auswahlfelder richten sich nach dem Kunden und bleiben ohne ihn gesperrt. |
| Ticket / Verkaufschance / Projekt | Der Vorgang, zu dem die Besprechung gehört. Das Meeting erscheint danach auch in der Detailansicht dieses Vorgangs. |
| Kampagne | Die Kampagne, zu der die Besprechung gehört. Dieses Feld können Sie auch ohne Konto auswählen. |
| Privat | Kennzeichnet das Meeting als privat. |
Die Detailansicht
Oben steht „Meetingprotokoll" mit dem Titel, daneben die Profilbilder der Kollegen, die das Meeting gerade geöffnet haben. Der Chevron links führt zurück zur Liste, das Kreuz rechts schließt die Leiste.
Das Register „Übersicht" enthält dieselben Felder wie beim Anlegen. Ändern und speichern kann sie nur, wer Eigentümer des Meetings ist. Für alle anderen sind sie schreibgeschützt.
Daneben stehen die Register „Agenda", „Teilnehmer", „Weblinks" und „Dokumente". Die ersten beiden tragen einen Zähler. „Weblinks" und „Dokumente" bleiben derzeit immer leer, auch wenn Sie etwas hinzufügen.
Agenda und Agendapunkte
Die Agenda ist zweistufig. Eine Agenda ist die Überschrift eines Themenblocks, darunter hängen die eigentlichen Punkte. Ist noch nichts angelegt, weist das Register darauf hin und bietet den Button „Neue Agenda".
Legen Sie über das Plus-Symbol in der Toolbar oder den Button „Neue Agenda" einen Themenblock an. Geben Sie im Dialog eine „Beschreibung" ein. Ohne sie bleibt „Speichern" gesperrt.
Klicken Sie am Themenblock auf das Plus-Symbol „Aufgabe hinzufügen". Der Dialog „Neuer Agendapunkt" öffnet sich.
Tragen Sie im Register „Übersicht" die „Bezeichnung" ein, wählen Sie einen „Verantwortlicher Mitarbeiter" und setzen Sie die „Fälligkeit". Die Fälligkeit ist mit einer Woche vorbelegt.
Verknüpfen Sie den Punkt bei Bedarf im Register „Abhängigkeiten" mit Adresse, Konto, Ticket, Verkaufschance, Projekt, Kampagne oder Vertrag. Diese Verknüpfungen erscheinen später als anklickbare Sprungmarken unter dem Punkt.
Klicken Sie auf „Speichern". Der Punkt erscheint sofort, auch bei allen anderen, die das Meeting geöffnet haben.
Die Tabelle zeigt je Punkt „Aufgabenname", „Verantwortlich", „Fälligkeit" und „Notizen". Über der Liste grenzt ein Auswahlfeld auf offene Punkte ein. Ein Klick auf eine Themenüberschrift klappt den Block zu.
Teilnehmer und Rollen
Im Register „Teilnehmer" stehen die Beteiligten in den Spalten „Teilnehmer", „Rolle" und „Teilgenommen". In der ersten Spalte steht die E-Mail-Adresse, nicht der Name. Über das Plus-Symbol öffnet sich „Neuer Teilnehmer". Wählen Sie dort einen „Mitarbeiter" und eine „Rolle" und klicken Sie auf „Speichern".
Beim Bearbeiten eines bestehenden Teilnehmers können Sie die Person nicht mehr tauschen, nur die Rolle. Der Button „Löschen" entfernt ihn aus dem Meeting.
Die drei Rollen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Betrachter | Darf alles lesen, aber nichts ändern. Also keine Agendapunkte anlegen, keine Punkte abhaken, keine Notizen schreiben. Voreinstellung für neue Teilnehmer. |
| Bearbeiter | Darf die Agenda führen. Also Themenblöcke und Punkte anlegen, bearbeiten und abschließen sowie Notizen schreiben. |
| Eigentümer | Darf zusätzlich die Kopfdaten im Register „Übersicht" ändern, Teilnehmer bearbeiten und die Teilnahme abhaken. |
Notizen während der Besprechung
Notizen hängen nicht am Meeting als Ganzem, sondern an einem einzelnen Agendapunkt. Ein Klick auf die Zeile eines Punktes öffnet rechts die Notizleiste. Ein weiterer Klick schließt sie wieder.
Die Leiste funktioniert wie ein Chat. Ihre eigenen Beiträge stehen rechts, die der Kollegen links mit Profilbild und Zeitstempel. Unten steht das Eingabefeld mit dem Platzhalter „Nachricht eingeben". Klicken Sie auf „Speichern", dann erscheint der Beitrag sofort bei allen anderen. Kollegen können Sie per At-Zeichen erwähnen. Die Spalte „Notizen" in der Agenda zeigt, wie viele Beiträge zu einem Punkt vorliegen.
Meetings am Vorgang wiederfinden
Haben Sie das Meeting mit einem Konto, einer Adresse, einem Ticket, einer Verkaufschance oder einer Kampagne verknüpft, erscheint es in deren Detailansicht in einer eigenen Karte mit Titel, Beginn und Ende. Umgekehrt kann ein Termin im Kalender auf ein Meeting verweisen. Er trägt dann die Kennzeichnung „Meeting".