Eine Abrechnung erstellen
Voraussetzungen
- Die unberechneten Leistungen sind geprüft
- Sie besitzen das Recht „Schreiben" auf Abrechnungen
Aus geprüften Leistungen wird eine Abrechnung. Aus der Abrechnung wird nach der Freigabe eine Rechnung im ERP-System. Der Ablauf hat vier Abschnitte: auswählen, erzeugen, kontrollieren, freigeben. Jeder davon ist eine Entscheidung. Ab der Erzeugung führt kein Weg zurück.
Auswählen
Öffnen Sie im Bereich „Abrechnung" der Sidebar die passende Liste: „Unberechnete Zeiteinträge", „Unberechnete Warenposten" oder „Unberechnete Verträge".
Grenzen Sie die Liste auf das ein, was jetzt abgerechnet werden soll. Meistens ist das ein Kunde und ein Zeitraum. Die Summenzeile am unteren Rand zeigt, über welchen Betrag Sie entscheiden.
Markieren Sie die zu berechnenden Zeilen. In den Listen können Sie mehrere Zeilen auf einmal auswählen.
Markierte Zeilen sind blau hinterlegt. 1 Die Auswahlkästchen ganz links. Das Kästchen im Spaltenkopf markiert die ganze Seite.
Erzeugen
Klicken Sie in der Toolbar über der Liste auf „Abrechnen". Ist nichts markiert, weist eine Meldung darauf hin, dass Sie mindestens einen Datensatz auswählen müssen.
1 Die Schaltfläche „Abrechnen" ganz links in der Toolbar. Warten Sie die Erfolgsmeldung ab, etwa „Zeiteinträge wurden erfolgreich in die Abrechnung überführt!". Die Liste aktualisiert sich und die verarbeiteten Zeilen sind verschwunden.
Wechseln Sie zur Kontrolle in der Sidebar unter „Abrechnung" auf „Abrechnungen". Voreingestellt ist der Filter „Offene Abrechnungen". Dort steht Ihre soeben erzeugte Abrechnung.
Kontrollieren
Überfliegen Sie in der Liste „Abrechnungen" die Spalten: „Belegnummer", „Konto", „Auftrag", „Gesamtnetto", „Übertragen", „Ist Vertragsabrechnung" und „Freigegeben". Am unteren Rand steht die Summe über „Gesamtnetto".
Die Liste „Abrechnungen". 1 „Bearbeiten" öffnet die markierte Abrechnung · 2 Auswahl der Ansicht, hier „Alle Abrechnungen" · 3 Summe über „Gesamtnetto". In den Spalten „Übertragen", „Ist Vertragsabrechnung" und „Freigegeben" steht ein grüner Haken für „Ja" und ein graues Kreuz für „Nein". Öffnen Sie die Abrechnung mit einem Doppelklick. Sie können auch die Zeile markieren und in der Toolbar auf „Bearbeiten" klicken. Die Abrechnung erscheint in einem neuen Tab.
Die geöffnete Abrechnung. Links Kopfbereich mit den Kennzeichen „Abrechnung" und „Freigegeben", darunter die Karten „Eckdaten" und „Details". Rechts die Karte „Konto" mit dem Kunden. Prüfen Sie im Kopfbereich die Kennzeichen. Neben „Abrechnung" steht „Offen" oder „Freigegeben". Bei bereits übertragenen Abrechnungen steht dort zusätzlich „Übertragen". Darunter finden Sie „Belegnummer", „Gesamtnetto" und „Ist Vertragsabrechnung".
Gehen Sie links die Karte „Eckdaten" durch: „Gesamtnetto", „Freigegeben", „Freigegeben am", „Übertragen", „Übertragen am" und „Ist Vertragsabrechnung". Die Karte „Details" darunter zeigt die „Externe Id". Sie zeigt außerdem, wer die Abrechnung wann angelegt und zuletzt geändert hat. Rechts steht die Karte „Konto" mit dem Kunden.
Wechseln Sie in den Reiter „Positionen". Jede Zeile ist eine Leistung. Die Spalten heißen „Pos.", „Bezeichnung", „Bezeichnung 2", „Dimensionstext", „Mitarbeiter", „Vertrag", „Warenposten", „Liefertermin", „Menge", „Einzelpreis", „Rabatt" und „Gesamtnetto".
1 Der Reiter „Positionen". Die Zahl dahinter nennt die Anzahl der Positionen. Die weiteren Spalten bis „Gesamtnetto" erreichen Sie durch waagerechtes Blättern. Prüfen Sie zweifelhafte Positionen an ihrer Herkunft. Ein Rechtsklick auf die Zeile öffnet das Kontextmenü mit „Ticket öffnen", „Zeiteintrag öffnen", „Warenposten öffnen", „Vertrag öffnen" und „Vertragsposition öffnen".
Das Kontextmenü einer Position. Auswählbar sind nur die Sprungmarken, zu denen es eine Herkunft gibt. Hier ist das „Zeiteintrag öffnen". Die übrigen sind ausgegraut.
Freigeben
Die Freigabe ist die letzte Kontrolle vor der Übergabe ans ERP-System. Sie haben dafür zwei Wege. Aus der Liste heraus geben Sie mehrere Abrechnungen auf einmal frei, in der geöffneten Abrechnung nur diese eine.
So geht es aus der Liste heraus. Wählen Sie in „Abrechnungen" den Filter „Offene Abrechnungen". Nur dort erscheint der Befehl „Freigabe" in der Toolbar.
1 Die Schaltfläche „Freigabe" erscheint nur bei der Ansicht „Offene Abrechnungen". Sie wird erst auswählbar, wenn mindestens eine Zeile markiert ist. Markieren Sie die freizugebenden Zeilen und klicken Sie auf „Freigabe". Es erscheint der Dialog „Abrechnung freigeben". Er fragt nach, ob die ausgewählten Datensätze zur Berechnung freigegeben werden sollen.
Lesen Sie die Rückfrage. Bestätigen Sie nur, wenn die Kontrolle abgeschlossen ist. „Freigeben" erteilt die Freigabe, „Abbrechen" bricht ab.
Der zweite Weg führt über die geöffnete Abrechnung. Öffnen Sie im Kopfbereich rechts das Aktionsmenü und wählen Sie „Freigeben". Der Eintrag erscheint nur, solange die Abrechnung noch nicht freigegeben ist. Daneben stehen dort „Aktualisieren" und „Link kopieren".
1 Das Aktionsmenü einer bereits freigegebenen Abrechnung. Es enthält nur noch „Aktualisieren" und „Link kopieren". Bei einer offenen Abrechnung steht hier zusätzlich „Freigeben". Prüfen Sie das Ergebnis. Die Kennzeichnung im Kopfbereich wechselt auf „Freigegeben". In der Karte „Eckdaten" steht „Freigegeben" nun auf „Ja", darunter ein Zeitpunkt unter „Freigegeben am".