Datenbereich und Zeitraum wählen
Voraussetzungen
Im Abschnitt „Auswertung" stehen zwei Felder, die gemeinsam über den Inhalt des Berichts entscheiden. Der „Datenbereich" legt fest, über wessen Daten gerechnet wird. Der „Ausgewertete Zeitraum" legt das Zeitfenster fest. Fallen Zahlen anders aus als erwartet, liegt es fast immer an diesen beiden Feldern.
Der Datenbereich
Der Datenbereich schränkt die ausgewerteten Mitarbeiter ein. Damit schränkt er auch die Datensätze ein, die diesen Mitarbeitern zugeordnet sind. Welche Optionen erscheinen, entscheidet die gewählte Report-Art. Einzelne Arten bieten bewusst nicht alle an.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Alle Mitarbeiter | Keine Einschränkung. Der Bericht wird einmal erzeugt und geht an alle Empfänger. Auch Datensätze ohne verantwortlichen Mitarbeiter erscheinen. Oft ist genau das der Grund für den Bericht. |
| Nur eigene Daten des Empfängers | Jeder Empfänger sieht ausschließlich seine eigenen Zahlen. Der Bericht wird für jeden Empfänger einzeln erzeugt. |
| Abteilung des Empfängers | Jeder Empfänger sieht die Zahlen seiner Abteilung. Auch hier entsteht je Empfänger ein eigener Bericht. |
| Bestimmte Mitarbeiter | Eine feste Auswahl von Personen, unabhängig davon, wer den Bericht bekommt. |
| Bestimmte Abteilungen | Eine feste Auswahl von Abteilungen. |
| Bestimmte Benutzergruppen | Eine feste Auswahl von Benutzergruppen. |
Zwei Arten von Datenbereich, zwei Arten von Versand
Die sechs Optionen zerfallen in zwei Klassen, und das hat spürbare Folgen. Zu den festen Bereichen gehören „Alle Mitarbeiter" und die drei „Bestimmte …". Dort wird der Bericht einmal berechnet und identisch an alle Empfänger geschickt. Empfängerbezogen sind „Nur eigene Daten des Empfängers" und „Abteilung des Empfängers". Dort wird er für jeden Empfänger neu berechnet, jeder bekommt ein anderes PDF.
Der ausgewertete Zeitraum
Der Zeitraum ist unabhängig vom Versandintervall. Ein monatlich versendeter Bericht darf „Letzte Woche" auswerten. Auch hier begrenzt die Report-Art die Auswahl. Manche Arten kennen keine Momentaufnahme, andere bieten nur wenige Fenster an.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Momentaufnahme | Kein Zeitfenster. Der Bericht beschreibt den Stand zum Zeitpunkt der Ausführung. Bewegungszahlen und Vergleiche zur Vorperiode entfallen dann vollständig. |
| Laufende / letzte Woche · laufender / letzter Monat · laufendes / letztes Quartal · laufendes / letztes Jahr | Kalenderfenster. Die Woche beginnt am Montag. „Laufend" meint die angebrochene Periode bis zum Versandzeitpunkt. |
| Letzte 7 / 30 / 90 Tage | Rollende Fenster. Sie enden mit dem gestrigen Tag, damit der angebrochene heutige Tag den Vergleich nicht verzerrt. |
Warum Bestandszahlen dem Zeitraum nicht folgen
Die Kennzahlen eines Berichts zerfallen in zwei Gruppen, und nur eine davon reagiert auf den Zeitraum. Bestandszahlen beschreiben einen Stand, zum Beispiel offene Tickets, offene Verkaufschancen, offenes Volumen oder überzogene Kontingente. Einen Stand gibt es immer nur jetzt. Die Frage „wie viele Tickets waren letzte Woche offen" hat keine sinnvolle Antwort, weil sich der Bestand seither verändert hat. Bestandszahlen gelten deshalb ausnahmslos zum Ausführungszeitpunkt.
Bewegungszahlen zählen Ereignisse in einem Fenster, also neu erstellt, abgeschlossen, erfasst oder fakturiert. Nur sie folgen dem eingestellten Zeitraum. Genau das steht auch als Hinweis unter dem Feld: Bestandszahlen gelten immer zum Ausführungszeitpunkt, der Zeitraum wirkt auf die Bewegungszahlen.