Das Versandprotokoll prüfen
Voraussetzungen
Jeder Berichtslauf schreibt genau eine Zeile ins Protokoll, der erfolgreiche wie der fehlgeschlagene. Das Protokoll ist damit die einzige Stelle, an der ein nicht zugestellter Bericht überhaupt sichtbar wird.
Klicken Sie in der Sidebar auf das Zahnrad „Administration". Wählen Sie „Reporting" und öffnen Sie dort „Protokoll".
Das Versandprotokoll liegt in der Administration unter „Reporting" als zweiter Unterpunkt neben „Berichte". Lesen Sie die Tabelle von oben. Sie zeigt die jüngsten Läufe über alle Berichte hinweg. Über „Aktualisieren" oben rechts holen Sie den aktuellen Stand nach, etwa direkt nach einem „Jetzt senden".
Solange kein Bericht gelaufen ist, bleibt die Tabelle aus und es steht nur „Es wurde noch kein Bericht ausgeführt." dort. 1 „Aktualisieren" holt den Stand nach. Das hilft direkt nach einem manuellen Versand. Prüfen Sie die Spalte „Status". „Erfolgreich" und „Übersprungen" brauchen keine Aufmerksamkeit, „Teilweise erfolgreich" und „Fehlgeschlagen" schon.
Klicken Sie bei auffälligen Zeilen den Pfeil am rechten Rand an. Er erscheint nur, wenn zu diesem Lauf eine Fehlermeldung vorliegt, und klappt sie im Klartext auf.
Lesen Sie die Zahlen der Zeile gegen. „Empfänger" nennt die ermittelten Ziele, „Mails" die tatsächlich erzeugten Nachrichten und „Datensätze" den Umfang der Auswertung. Weichen Empfänger und Mails voneinander ab, ist mindestens ein Empfänger ausgefallen.
Die Spalten des Protokolls
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitpunkt | Wann der Lauf gestartet wurde. |
| Bericht | Die Bezeichnung der Berichtsdefinition. |
| Status | Ergebnis des Laufs. Die möglichen Werte stehen weiter unten. |
| Ausgelöst durch | Woher der Anstoß kam: der Zeitplan, ein manuelles „Jetzt senden" oder ein Testversand über „Nur an mich". Bei den beiden manuellen Wegen steht der auslösende Benutzer dabei. |
| Empfänger | Wie viele Ziele ermittelt wurden. |
| Mails | Wie viele Nachrichten daraus tatsächlich entstanden sind. |
| Datensätze | Wie viele Datensätze in die Auswertung eingeflossen sind. |
Was die Statuswerte bedeuten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Erfolgreich | Es wurden Mails erzeugt, es trat kein Fehler auf. |
| Teilweise erfolgreich | Ein Teil der Empfänger wurde beliefert, für andere gab es Fehler. Der aufklappbare Text nennt die betroffenen Empfänger einzeln. |
| Fehlgeschlagen | Es entstand keine Mail und es liegt ein Fehler vor. |
| Übersprungen | Es wurde nichts versendet, ohne dass ein Fehler auftrat. Meistens ließ sich kein gültiger Empfänger ermitteln oder es lagen keine Daten vor. |
| Läuft | Der Lauf ist noch in Arbeit. Klicken Sie nach kurzer Zeit auf „Aktualisieren". |
Wenn kein Bericht ankommt
Diese Reihenfolge führt am schnellsten zur Ursache.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Steht überhaupt eine Zeile im Protokoll? | Wenn nicht, hat der Lauf nie stattgefunden. Prüfen Sie am Bericht: Ist „Aktiv" eingeschaltet? Steht ein anderes Intervall als „Manuell"? Was zeigt im Abschnitt „Status" die „Nächste Ausführung"? Steht dort „Kein Zeitplan", fehlt das Intervall. |
| Status „Übersprungen", null Empfänger | Es wurde kein gültiges Ziel ermittelt. Meistens sind die eingetragenen Benutzer extern oder gelöscht. Bei eingeschaltetem „Nur aktive Mitarbeiter auswerten" fallen auch deaktivierte Benutzer heraus. Auch eine leere Benutzergruppe oder Abteilung liefert keine Empfänger. |
| Status „Übersprungen", Empfänger vorhanden | Es lagen keine Daten vor. Das ist bei enger Filterung oder engem Datenbereich normal. Soll auch ein leerer Bericht hinausgehen, schalten Sie im Abschnitt „Ausgabe" die Einstellung „Auch senden, wenn keine Daten vorliegen" ein. |
| Status „Teilweise erfolgreich" | Einzelne Empfänger sind ausgefallen. Der aufgeklappte Fehlertext nennt sie namentlich. Ein häufiger Fall sind freie E-Mail-Adressen bei einem empfängerbezogenen Datenbereich. Für sie lässt sich kein Datenbereich auflösen. Sie werden übersprungen, und genau das wird protokolliert. |
| Status „Erfolgreich", trotzdem kommt nichts an | Dann liegt es hinter dem Bericht. Prüfen Sie, ob der Mailversand eingerichtet und erreichbar ist. Prüfen Sie außerdem, ob die E-Mail-Vorlage der betreffenden Report-Art in der Administration unter „E-Mail" noch vorhanden und aktiv ist. Eine deaktivierte Vorlage lässt den Versand ins Leere laufen. |
Der Kurzstand am Bericht selbst
Für die schnelle Kontrolle eines einzelnen Berichts genügt sein Formular. Der Abschnitt „Status" zeigt „Nächste Ausführung", „Letzte Ausführung", „Letzter Status" und, falls vorhanden, die „Letzte Fehlermeldung". Er erscheint erst bei gespeicherten Berichten. Wurde der Bericht noch nie ausgeführt, steht dort „Noch nie ausgeführt". Auch die Übersichtsliste trägt links an jeder Zeile ein Symbol für den Status des letzten Laufs.