Wie geplante Berichte funktionieren
Ein Bericht in checkITeasy ist ein Versandauftrag, keine Bildschirmauswertung. Sie legen einmal fest, welche Auswertung wann über welche Daten an wen gehen soll. Danach erledigt das der Server. Die Empfänger bekommen eine E-Mail mit den Kernzahlen im Text und der ausführlichen Auswertung als PDF im Anhang.
Die vier Bausteine eines Berichts
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Report-Art* | Was ausgewertet wird, zum Beispiel der Service-Report über offene Tickets oder der Umsatz-Report. Die Art bestimmt Kennzahlen, Aufbau des PDF und die verfügbaren Filter. Sie können sie wählen, aber nicht selbst zusammenstellen. |
| Zeitplan | Wann versendet wird: das Intervall von täglich bis jährlich, dazu Wochentag, Tag im Monat, Monat und Uhrzeit. „Manuell" versendet gar nicht von selbst. |
| Datenbereich und Zeitraum | Über wessen Daten ausgewertet wird und über welches Zeitfenster. Beides zusammen entscheidet, welche Zahlen im Bericht stehen. |
| Empfänger* | Wer die Mail bekommt: einzelne Mitarbeiter, Benutzergruppen, Abteilungen, Benutzer-Tags und freie E-Mail-Adressen. Mindestens ein Empfänger ist Pflicht. |
* Pflichtfeld
Was beim Versand passiert
Der Server prüft stündlich, welche Berichte fällig sind. Für einen fälligen Bericht ermittelt er die Empfänger, löst den Datenbereich und den Zeitraum auf, berechnet die Kennzahlen, erzeugt das PDF und stellt die Mails in die Versandwarteschlange. Anschließend schreibt er den nächsten Fälligkeitstermin fort und legt eine Zeile im Protokoll ab. Das tut er auch dann, wenn etwas schiefgegangen ist.
Wie das Ergebnis eines Laufs bewertet wird
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Erfolgreich | Mails wurden erzeugt, kein Fehler aufgetreten. |
| Teilweise erfolgreich | Ein Teil der Empfänger wurde beliefert, für andere gab es Fehler. Der Grund steht im Protokoll. |
| Fehlgeschlagen | Es ging keine Mail hinaus und es liegt ein Fehler vor. |
| Übersprungen | Der Lauf hat nichts versendet, ohne dass ein Fehler auftrat. Meistens ließ sich kein gültiger Empfänger ermitteln. Oder es lagen keine Daten vor und der Bericht soll leere Berichte nicht senden. |
| Läuft | Der Lauf ist noch in Arbeit. |
Was ein Bericht nicht ist
Report-Arten sind fest im Server hinterlegt, Sie können keine eigenen bauen. Es gibt keinen Berichtsdesigner, keine freie Feldauswahl und kein eigenes PDF-Layout. Auch die E-Mail-Vorlage ist kein Feld des Berichts, sie gehört fest zur Report-Art. Ihren Text passen Sie in der Administration unter „E-Mail" an, nicht am einzelnen Bericht.