Externe Dienste verbinden
Voraussetzungen
Unterhalb der eigentlichen Konfigurationsseiten stehen die Seiten der externen Dienste. Ein Trenner setzt sie ab. Alle Dienstseiten sind gleich aufgebaut. Oben steht ein Hauptschalter, der den Dienst für den Mandanten einschaltet. Darunter stehen die Angaben für die Verbindung. Dieser Artikel beschreibt den gemeinsamen Weg. Wie Sie einen einzelnen Dienst fachlich einrichten, steht in den Artikeln des Bereichs „Integrationen".
Öffnen Sie in der Sidebar ganz unten „Administration".
Wählen Sie links „Konfiguration". In der zweiten Spalte stehen unterhalb des Trenners die Dienste: „Azure", „Mail Service", „Office 365" und „Server-Eye".
1 die vier ausgelieferten Dienste unterhalb des ersten Trenners · 2 eine freigeschaltete Integration unterhalb eines weiteren Trenners, im Beispiel CleverReach. Ist keine Integration freigeschaltet, fehlt der zweite Block. Wählen Sie den gewünschten Dienst. Im Inhaltsbereich erscheint zunächst nur der Hauptschalter der Gruppe.
Schalten Sie den Hauptschalter ein. Damit erscheinen die übrigen Felder der Gruppe.
Tragen Sie die Verbindungsangaben ein. Text- und Zahlenfelder speichern, sobald Sie das Feld verlassen. Schalter und Auswahlfelder speichern sofort.
Warum plötzlich mehr Felder erscheinen
Jede Dienstgruppe hat genau einen Hauptschalter. Alle übrigen Einträge der Gruppe hängen daran. Beim Einschalten werden sie sichtbar, beim Ausschalten verschwinden sie wieder aus der Ansicht. Zeigt eine Seite nur einen einzigen Schalter, fehlen Ihnen keine Rechte. Der Dienst ist dann einfach ausgeschaltet.
Woran Sie die Feldarten erkennen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Verdecktes Feld | Enthält ein Geheimnis, also einen Schlüssel, ein Secret oder ein Passwort. Der Inhalt wird verschlüsselt gespeichert und ist danach nicht mehr lesbar. |
| Ausgegrautes Feld | Ein fester Wert aus der Einrichtung, etwa die Basisadresse eines Dienstes. Nur zur Anzeige. |
| Schalter | Ja/Nein-Entscheidung. Speichert sofort beim Umlegen. |
| Auswahlfeld | Feste Wertemenge. Manche Auswahlfelder verändern die Seite. Von ihnen hängt ab, welche Felder Sie überhaupt brauchen. |
Azure
Die Azure-Seite bündelt die KI-gestützten Funktionen. Als einzige Dienstseite hat sie mehrere Gruppen mit je eigenem Hauptschalter. Sie können die Funktionen also einzeln freischalten.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Document Intelligence AI | Wertet die Inhalte von Dokumenten aus. Neben dem Hauptschalter brauchen Sie eine API-URL und einen Schlüssel. |
| Search AI | Erweiterte Suche. Neben Hauptschalter, API-URL und Schlüssel steht hier der verwendete Index. Dieser Wert ist nur zur Anzeige. |
| KI-Vervollständigung (Tickets) | Vorschläge beim Bearbeiten von Tickets. Unter „Anweisungen" können Sie mehrzeilig hinterlegen, worauf die Vervollständigung achten soll. |
| KI-Vervollständigung (Verkaufschancen) | Dasselbe für den Vertrieb, mit eigenen Anweisungen. Beide Vervollständigungen sind ab Werk ausgeschaltet. |
Mail Service
Der Mail Service holt E-Mails ab. Daraus erzeugt er Tickets oder ordnet die Mails Verkaufschancen zu. Er ist der aufwendigste der vier Dienste. Die Seite sieht je nach gewähltem Zugriffstyp anders aus.
Wählen Sie unter „Allgemein" den „Zugriffstyp". Zur Auswahl stehen „Graph" und „SMTP/POP". Voreingestellt ist „Graph".
Sehen Sie sich die Seite noch einmal an. Je nach Auswahl erscheint die Gruppe „Graph" oder die Gruppe „SMTP / POP" mit den passenden Verbindungsangaben.
Hinterlegen Sie unter „Ticket Mail Queue" das Postfach, aus dem Tickets entstehen sollen. Schalten Sie die Queue dann mit dem Schalter „Ticket Queue aktivieren" ein.
Für den Vertrieb machen Sie dasselbe unter „Verkaufschance Mail Queue" mit dem Schalter „Verkaufschancen Queue aktivieren".
Einstellungen unter „Allgemein", die Ihre Benutzer bemerken
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Pausen in Minuten | Wartezeit zwischen zwei Durchläufen des Dienstes. Voreingestellt auf 5. Der Wert bestimmt, wie schnell eine eingehende Mail als Ticket erscheint. |
| Message-Trenner | Sobald dieser Textabschnitt in einer E-Mail vorkommt, ignoriert der Dienst alles Nachfolgende. So wandert der zitierte Verlauf nicht jedes Mal erneut ins Ticket. |
| Ausgeschlossene Betreffzeilen | Semikolon-getrennte Liste. Abwesenheitsnotizen und Unzustellbarkeitsmeldungen sind ab Werk enthalten. |
| Ausgeschlossene Domänen | Semikolon-getrennte Liste von Domänen, die der Dienst nicht verarbeitet. Ab Werk sind gängige Freemail-Anbieter eingetragen. |
| Ausgeschlossene Adressaten | Einzelne E-Mail-Adressen, die bei der Verarbeitung vollständig übergangen werden. |
| Alternativer Kontokorrent | Das Konto, das im Ticket hinterlegt wird, wenn sich der Absender keiner Adresse eindeutig zuordnen lässt. |
Office 365
Die Office-365-Seite hat nur eine Gruppe. Sie heißt „O365 Synchronisation" und wird über den Hauptschalter „O365 Sync aktivieren" eingeschaltet. Darunter stehen die Kennungen der hinterlegten Anwendung. Unter „Pausen in Minuten" legen Sie den Abstand zwischen zwei Synchronisationsläufen fest, voreingestellt auf 5.
Server-Eye
Server-Eye meldet Alarme aus der Überwachung und erzeugt daraus Tickets. Die Seite hat eine Gruppe mit dem Hauptschalter „Server-Eye Funktionen". Darunter stehen der Zugang und mehrere Schalter. Diese Schalter bestimmen, wie sich die erzeugten Tickets verhalten.
Was die Schalter beim Benutzer bewirken
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ticket-Tag erstellen · Ticket-Tag Bezeichnung | Versieht die erzeugten Tickets automatisch mit einem Tag. So erkennen Sie sie in Listen sofort. |
| Ticketqueue erstellen · Ticketqueue Bezeichnung | Legt eine eigene Queue für diese Tickets an und ordnet sie dort ein. |
| Tickets automatisch schließen | Schließt ein Ticket, sobald der zugehörige Alarm behoben ist. Ihre Servicemitarbeiter finden es dann bereits erledigt vor. |
| Server-Eye Alarme täglich bündeln | Begrenzt die Menge. Aus wiederkehrenden Alarmen entsteht höchstens ein Ticket pro Tag. |
| Fehlerfreie und informative Abschnitte ignorieren | Lässt unauffällige Teile eines Alarms aus dem Ticket heraus, damit der eigentliche Fehler nicht darin untergeht. |