Globale Textbausteine verwalten
Administrationsrechte nötig5 Min.Zuletzt aktualisiert: 16.08.2026
Voraussetzungen
Textbausteine sind gespeicherte Textblöcke. Beim Schreiben rufen Sie sie mit einem Rautezeichen ab. Persönliche Bausteine legt jeder Benutzer in seinem Konto an. Globale Bausteine gelten für alle. Diese verwalten Sie in der Administration unter CRM.
Wählen Sie in der Administration in der Navigationsspalte „CRM" und öffnen Sie in der Sektionsliste „Textbausteine".
Sehen Sie sich die Liste an. Sie enthält nur die globalen Textbausteine. Die persönlichen Bausteine der Benutzer erscheinen hier nicht.
Nur eine Spalte trägt Werte. 1 „Bezeichnung" ist der Name, unter dem die Benutzer den Baustein suchen. 2 „Typ" und „Text" bleiben leer. 3 „Aktiv" zeigt bei jedem Eintrag ein Kreuz. Diese Spalten stammen aus einem älteren Datenmodell. Zum Umbenennen doppelklicken Sie in die Zelle „Bezeichnung", tragen den neuen Namen ein und klicken auf „Speichern".
1 Der Doppelklick verwandelt die Zelle in ein Eingabefeld mit dem bisherigen Namen. Erst „Speichern" schickt die Änderung an den Server. Zum Entfernen klicken Sie die Zeile an, klicken auf „Löschen" und bestätigen die Rückfrage.
Die Spalten der Liste
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Der Name, unter dem der Baustein in der Auswahl erscheint. Das ist die einzige Spalte, die einen Wert zeigt und die Sie sinnvoll bearbeiten können. |
| Typ | Auswahlspalte mit „Ticket", „Verkaufschance" und „E-Mail". Sie greift auf ein Feld zu, das der Textbaustein nicht hat. Deshalb bleibt sie leer. Ein Baustein wird über Typ und Kontext eingeordnet. Beide werden hier nicht angezeigt. |
| Text | Diese Spalte zeigt den Inhalt des Bausteins nicht an. Auch sie greift auf ein Feld zu, das es am Textbaustein nicht gibt, und bleibt deshalb leer. |
| Aktiv | Der Textbaustein kennt kein solches Kennzeichen. Die Spalte zeigt deshalb bei jedem Eintrag ein Kreuz. Über den Baustein sagt das nichts aus. |
Global oder persönlich
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wer sie anlegt | Persönliche Bausteine legt jeder Benutzer selbst im Bereich „Konfiguration" seines Kontos an. Globale Bausteine dürfen nur Benutzer mit allen Rechten anlegen. |
| Wer sie sieht | Persönliche Bausteine sieht nur ihr Besitzer. Globale Bausteine hat jeder Benutzer automatisch, ohne etwas dafür zu tun. |
| Wie sie eingefügt werden | Für die Benutzer gibt es keinen Unterschied. Ein Rautezeichen im Text öffnet die Auswahl, in der beide Sorten gemeinsam erscheinen. Tippen Sie weiter, filtert die Auswahl nach der Bezeichnung. |
| Wer sie ändern darf | Einen persönlichen Baustein ändert nur sein Besitzer. Einen globalen ändert nur ein Benutzer mit allen Rechten. Aus dem eigenen Konto heraus können Sie globale Bausteine weder ändern noch löschen. |
Warum steht in der Liste bei fast allen Spalten nichts?
Die Liste stammt aus einem älteren Datenmodell und zeigt Spalten, die es am Textbaustein nicht mehr gibt. Verlässlich ist die Bezeichnung. Und jeder Eintrag in dieser Liste ist ein globaler Baustein.
Kann ich einen persönlichen Baustein nachträglich global machen?
Nicht über die Oberfläche. Weder das Konto noch die Administration bietet einen Schalter dafür. Ein Baustein ist ab dem Anlegen entweder persönlich oder global.
Sehen externe Benutzer die globalen Textbausteine?
Die Auswahl liefert jedem angemeldeten Benutzer die globalen Bausteine und seine eigenen aus. Formulieren Sie globale Bausteine deshalb allgemein genug. Sie sollen auch dann nicht stören, wenn jemand sie an einer anderen Stelle einfügt als gedacht.
Ein Benutzer findet einen globalen Baustein nicht.
Meist passt der Kontext nicht zu der Stelle, an der er tippt. An einem Ticket brauchen Sie zum Beispiel den Kontext „Ticketnotiz" und nicht „Ticket". Prüfen Sie außerdem, ob vor dem Rautezeichen ein Leerzeichen oder der Zeilenanfang steht. Mitten in einem Wort öffnet die Raute die Auswahl nicht.