Administration
Benutzer, Berechtigungen, Systemkonfiguration, CRM- und ERP-Stammdaten, E-Mail-Vorlagen.
Benutzer & Rechte
Den Administrationsbereich öffnen
Wo die Administration liegt, wie ihre zweistufige Navigation funktioniert und welche Bereiche es gibt.
Einen Benutzer anlegen
So legen Sie einen neuen Mitarbeiter an. Sie tragen die Stammdaten ein, wählen Abteilung und Rolle und speichern. Danach passiert einiges von allein.
Einen Benutzer deaktivieren
So sperren Sie den Zugang eines Mitarbeiters, ohne die Historie zu verlieren. Und darum ist Löschen der falsche Weg.
Einen externen Benutzer anlegen
So geben Sie einem Kunden Zugang zu seinen eigenen Tickets. Der Zugang entsteht beim Ansprechpartner, und seine Sicht ist fest begrenzt.
Benutzergruppen verwalten
So legen Sie Rollen an, benennen sie um und löschen sie. Und so sehen Sie nach, welche Benutzer zu einer Rolle gehören.
Berechtigungen vergeben
So funktioniert die Rechtematrix je Entität. Sie erfahren, was die einzelnen Rechte bewirken und wie eine Änderung beim Benutzer ankommt.
Systemkonfiguration
Allgemeine Konfiguration
Die Grundeinstellungen des Mandanten: Datenbankangaben, DMS-Anbindung, Abrechnungsintervall und Geschäftszeiten.
Service-Konfiguration
So steuern Sie das Verhalten des Servicebereichs: wer die Ticketfälligkeit ändern darf, ob Kunden Reklamationen melden können und ob Tickets mit offenen Aufgaben abgeschlossen werden dürfen.
Vertriebs-Konfiguration
So belegen Sie Termine und Wahrscheinlichkeiten im Vertrieb vor. Und so legen Sie Vertriebsprozesse mit ihren Phasen und Aufgaben an.
Abrechnungs-Konfiguration
So legen Sie fest, wie Bezeichnung, Dimensionstext und Langtext einer Abrechnungsposition aufgebaut werden. Das geht getrennt für Zeiteinträge, Warenposten, Verträge und Projekte.
Benutzerfelder anlegen
So legen Sie eigene Zusatzfelder für eine Datensatzart an. Sie bestimmen dabei Feldtyp, Beschriftung, Auswahlwerte und Pflichtangabe.
Dateien und Speicher
Wo checkITeasy die Dateien eines Mandanten ablegt. Und warum Sie hier bewusst nichts einstellen können.
API-Konfiguration
So erzeugen und widerrufen Sie administrative API-Keys für Fremdsysteme. Außerdem sehen Sie hier die Schnittstellenadresse und laden die API-Dokumentation herunter.
Externe Dienste verbinden
So schalten Sie Azure, Mail Service, Office 365 und Server-Eye in der Konfiguration ein. Und so gehen Sie mit den Zugangsdaten um.
CRM-Konfiguration
Ticketstatus und Workflow definieren
So legen Sie Ticketstatus an. Sie kennzeichnen Start- und Abschlussstatus und legen je Status fest, welche Folgestatus die Benutzer auswählen dürfen.
Ticketqueues und -kategorien
So legen Sie Queues für die Zuständigkeit und Kategorien für die Auswertung an. Und so wirkt es sich aus, wenn ein Eintrag inaktiv wird.
Ticketvorlagen anlegen
So hinterlegen Sie wiederkehrende Anliegen als Vorlage. Titel, Beschreibung, Queue, Kategorie und Zuständigkeiten sind beim Anlegen eines Tickets dann schon gesetzt.
Funnel und Phasen konfigurieren
So bauen Sie einen Vertriebstrichter aus eigenen Phasen auf. Sie ordnen Verkaufschancen-Stati zu, legen Wertebereiche fest und vergeben Farben.
Wiederkehrende Aufgabenplanung einrichten
Aufgabenvorlagen anlegen, mit Arbeitsschritten füllen und klonen, damit Benutzer eine komplette Checkliste mit einem Klick in ein Ticket laden.
Tags verwalten
So legen Sie farbige Schlagworte je Entität an: für Tickets, Verkaufschancen, Benutzer, Konten und Ansprechpartner.
CRM-Wertelisten pflegen
So bedienen Sie die Administrationslisten. Dazu eine Übersicht aller CRM-Sektionen mit ihrer Bedeutung.
Eine Tätigkeitsart einschränken
So legen Sie fest, welche Mitarbeiter oder Abteilungen eine Tätigkeitsart in Zeiteinträgen verwenden dürfen und welche Zuschläge für sie nicht gelten.
Zuschläge und Feiertage einrichten
So legen Sie Zuschläge an, die abhängig von Datum und Uhrzeit eines Zeiteintrags auf den Stundensatz aufgeschlagen werden. Dazu die Feiertagsliste, auf die sich Feiertagszuschläge stützen.
Globale Textbausteine verwalten
Diese Textbausteine gelten für alle Benutzer. Hier lesen Sie, wo sie liegen, wer sie ändern darf und worin sie sich von den persönlichen unterscheiden.
ERP-Stammdaten
ERP-Wertelisten pflegen
Die 23 ERP-Sektionen der Administration folgen einem einzigen Bedienmuster. Hier wird es einmal erklärt. Dazu eine Übersicht, wofür jede Liste da ist.
ERP-Synchronisation konfigurieren
So ist der Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem eingerichtet. Welche Entität läuft in welche Richtung, welches ERP-Feld trifft auf welches CITE-Feld. Und warum Adressnamen bei 50 Zeichen enden.
E-Mail-Vorlagen bearbeiten
Die Hauptvorlage ist der Rahmen um jede E-Mail, die checkITeasy verschickt: Kopf, Fuß und Gestaltung. Ändern Sie die Vorlage, ändern Sie das Aussehen aller Systemmails.
Automatische Benachrichtigungen steuern
Welches Ereignis welche E-Mail auslöst und wie Sie eine Benachrichtigung freischalten. Und warum interne und externe Fassung getrennt gepflegt werden.
E-Mail-Snippets verwalten
Snippets sind die Datenblöcke in Systemmails. Gemeint ist der Kasten mit Ticketnummer, Kunde und Verweisen. Sie pflegen ihn einmal und setzen ihn in mehrere Benachrichtigungen ein.
Weiteres
Ein externes Dokumentenmanagement anbinden
Verkaufsbelege und Verkaufsvorgänge können das passende Dokument aus einem externen DMS einblenden. Unter „DMS" legen Sie fest, wie die Adresse dorthin gebildet wird.
Geschäftsbereiche und Produktgruppen
Geschäftsbereiche gliedern Tickets, Leads und Verkaufschancen. Produktgruppen ordnen Verkaufschancen dem Angebot zu. So pflegen Sie beide Listen.