Microsoft 365 und Outlook anbinden
Voraussetzungen
Die Anbindung an Microsoft 365 besteht aus zwei Teilen, die getrennt eingerichtet werden. Der eine holt die Termine Ihrer Benutzer in den checkITeasy-Kalender. Der andere gibt checkITeasy Zugriff auf die Postfächer, aus denen Tickets und Verkaufschancen entstehen und über die Antworten hinausgehen. Beide brauchen eine eigene Anwendungsregistrierung auf der Microsoft-Seite.
Kalenderabgleich einrichten
Öffnen Sie in der Sidebar ganz unten „Administration".
Klicken Sie links auf „Konfiguration".
Klicken Sie in der zweiten Spalte unterhalb der Trennlinie auf „Office 365". Der Seitenkopf zeigt danach „Konfiguration / Office 365", darunter steht die Gruppe „O365 Synchronisation".
Der Kopf der Einrichtungsseite. 1 Der Hauptschalter „O365 Sync aktivieren". Solange er aus ist, steht er als einziges Feld auf der Seite. Erst mit ihm erscheinen die drei Zugangsfelder und die Wartezeit. Schalten Sie den Schalter „O365 Sync aktivieren" ein. Er ist der Hauptschalter der Gruppe. Solange er aus ist, steht er als einziges Feld auf der Seite. Erst mit ihm erscheinen die übrigen Einstellungen.
Tragen Sie die drei Werte aus der Anwendungsregistrierung ein und verlassen Sie jedes Feld nach der Eingabe. Alle drei geben Sie verdeckt ein, und sie werden danach nicht mehr im Klartext angezeigt.
Die drei Werte aus der Anwendungsregistrierung. checkITeasy behandelt alle drei als Kennwortfelder. Auch die Verzeichnis- und die Anwendungskennung bleiben verdeckt und lassen sich später nicht mehr auslesen. Passen Sie bei Bedarf die Wartezeit zwischen zwei Abgleichen an.
Die Einstellungen unter „O365 Synchronisation"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| O365 Sync aktivieren* | Hauptschalter. Schaltet den Kalenderabgleich ein und blendet zugleich die übrigen Einstellungen ein. Standardmäßig ausgeschaltet. |
| Tenant ID* | Kennung des Microsoft-365-Verzeichnisses Ihrer Organisation. Wird verschlüsselt gespeichert. |
| Application ID* | Kennung der registrierten Anwendung. Wird verschlüsselt gespeichert. |
| Application Secret* | Geheimnis der registrierten Anwendung. Wird verschlüsselt gespeichert. Läuft in Microsoft 365 nach der dort gesetzten Frist ab und muss dann erneuert werden. |
| Pausen in Minuten | Wartezeit zwischen zwei Synchronisationsvorgängen. Vorbelegt mit 5 Minuten. Kürzere Abstände bringen Termine schneller, erzeugen aber mehr Last. |
* Pflichtfeld
Postfachzugriff für Mails einrichten
Der zweite Teil liegt in der Konfiguration unter „Mail Service". Dort entscheidet das Feld „Zugriffstyp", auf welchem Weg checkITeasy an die Postfächer kommt. Steht es auf „Graph", läuft der Zugriff über Microsoft 365. Die Alternative ist der klassische Weg über SMTP und POP.
Klicken Sie in der Administration unter „Konfiguration" auf den Eintrag „Mail Service".
Stellen Sie in der Gruppe „Allgemein" das Feld „Zugriffstyp" auf „Graph". Die Auswahl wird sofort gespeichert. Die Gruppen darunter wechseln daraufhin.
1 Das Feld „Zugriffstyp" in der Gruppe „Allgemein" des Mail Service, hier auf „Graph" gestellt. Die Auswahl wird sofort gespeichert und entscheidet, welche Gruppen darunter erscheinen. Die Adresse im Feld darunter ist auf diesem Bild durch eine Beispieladresse ersetzt. Tragen Sie in der nun erscheinenden Gruppe „Graph" die drei Werte aus der Anwendungsregistrierung ein. Auch hier geben Sie alle drei verdeckt ein.
Die Gruppe „Graph" im Mail Service. Sie ist von der Kalender-Konfiguration getrennt. Dieselben drei Werte hinterlegen Sie hier ein zweites Mal. Legen Sie fest, ob verarbeitete Mails im Postfach gelöscht werden sollen.
Tragen Sie in der Gruppe „Ticket Mail Queue" das Postfach für eingehende Mails unter „E-Mail Empfänger" ein und das Absenderpostfach unter „E-Mail Versender". Für die Verkaufschancen gibt es darunter dieselben beiden Felder.
Was danach im Alltag passiert
Beide Teile laufen im Hintergrund. In der Oberfläche gibt es keinen Knopf, mit dem Sie einen Abgleich anstoßen können. Eine Anmeldung an Microsoft 365 gibt es auch nicht. Die Verbindung besteht über die hinterlegte Anwendung, nicht über die einzelnen Benutzer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Termine | Termine aus Microsoft 365 erscheinen im checkITeasy-Kalender der jeweiligen Person und behalten eine Kennung aus dem Quellsystem, damit Änderungen zugeordnet bleiben. |
| Mails | Aus den überwachten Postfächern entstehen Tickets und Aktivitäten. Antworten aus checkITeasy gehen über das hinterlegte Absenderpostfach hinaus. |