Aktivitäten und Wiedervorlagen
Voraussetzungen
Ein Geschäft lebt vom nächsten Schritt. Die Detailansicht einer Verkaufschance hält dafür drei Tabs bereit: „Aktivitäten" für das, was war, „Aufgaben" für das, was zu tun ist, und „Termine" für das, was fest vereinbart ist.
Ein Gespräch festhalten
Wechseln Sie in der Detailansicht der Verkaufschance in die Tab-Leiste und wählen Sie „Aktivitäten". Oben steht der Editor, darunter die bisherigen Einträge.
Oben der Editor mit der Typleiste und dem Schalter „Extern", darunter die bisherigen Einträge mit Typ, Autor, Datum und Sichtbarkeits-Kennzeichen. Wählen Sie den passenden Aktivitätstyp. Zum Beispiel Telefonat, Meeting, E-Mail oder Notiz.
Setzen Sie bei einem Telefonat zusätzlich „Anrufrichtung" („Eingehend" oder „Ausgehend") und „Anrufergebnis" („Erfolgreich", „Nicht erreicht", „Mailbox" oder „Rückruf"). Bei einem Meeting setzen Sie das „Meetingergebnis" („Erfolgreich", „Abgesagt" oder „Verschoben").
Erfassen Sie den Text. Mit einem @ im Text erwähnen Sie einen Kollegen, mit einem # fügen Sie einen Textbaustein ein. Über die Schaltfläche „Diktieren" sprechen Sie den Text, statt ihn zu tippen. Über „Dokument anhängen" hängen Sie eine Datei an.
Entscheiden Sie, ob der Eintrag intern bleibt. Bleibt der Schalter „Extern" aus, sehen den Eintrag nur Kollegen.
Klicken Sie auf „Speichern". Der Eintrag erscheint sofort oben in der Liste.
In der Liste darunter pinnen Sie Einträge an, markieren sie als wichtig, beantworten, bearbeiten oder löschen sie. Über „Filter" grenzen Sie auf einzelne Aktivitätstypen ein und blenden die Systemnotizen ein oder aus. Das Suchfeld durchsucht die Einträge nach Text.
Den nächsten Schritt als Aufgabe planen
Was noch zu tun ist, gehört in den Tab „Aufgaben". Zum Beispiel das Angebot nachfassen, Unterlagen schicken oder in zwei Wochen zurückrufen. Aufgaben tragen eine Fälligkeit und einen Verantwortlichen und tauchen dadurch auch in der Aufgabenverwaltung auf. Erledigte Aufgaben werden abgehakt, nicht gelöscht. Bei Bedarf öffnen Sie sie wieder.
Ist der Verkaufschance ein Vertriebsprozess zugeordnet, kommen die Aufgaben der aktuellen Phase hinzu. Diese stehen im Tab „Überblick" in der Karte „Vertriebsprozess".
Einen Termin setzen
Solange für die Verkaufschance kein nächster Termin hinterlegt ist, steht im Tab „Überblick" ganz oben die Karte „Terminplanung". Sie weist darauf hin, dass dieser Datensatz noch nicht terminiert wurde. Über sie setzen Sie am schnellsten eine Wiedervorlage.
Klicken Sie in der Karte „Terminplanung" auf „Termin planen". Der Assistent öffnet sich direkt in der Karte und beginnt mit dem Schritt „Konfiguration".
Die Karte „Terminplanung" steht ganz oben im Tab „Überblick". Sie erscheint aber nur, solange kein nächster Termin hinterlegt ist. Prüfen Sie Titel und Mitarbeiter. Legen Sie unter „Zeitkonfiguration" fest, wie viel Zeit Sie insgesamt brauchen und wie lang ein einzelner Block mindestens sein soll. Über „Geschäftszeiten berücksichtigen" sowie „Tagesstart" und „Tagesende" grenzen Sie den Suchraum ein.
Klicken Sie auf „Suchen". Der Schritt „Verfügbare Slots" listet die gefundenen Zeitfenster mit Beginn, Ende, Dauer und Tag.
Wählen Sie die passenden Slots aus. Gehen Sie mit „Weiter" zur „Bestätigung" und klicken Sie auf „Speichern". Die Karte verschwindet danach aus dem Überblick, weil nun ein nächster Termin hinterlegt ist.
Der Tab „Termine" zeigt alle Termine rund um die Verkaufschance. Über die Auswahl darüber wechseln Sie zwischen „Alle Termine", „Verkaufschancen Termine" und „Historie". Es geht auch direkt aus der Verkaufschancen-Liste. Das Kontextmenü einer Zeile bietet „Termin erstellen".
Woran Sie den Stand ablesen
In der Karte „Allgemeines" stehen die Felder „Nächster Termin" und „Nächster Termin (Betreff)". Beide können Sie nicht ändern. Sie werden aus den Terminen abgeleitet. Dieselbe Angabe steckt hinter dem farbigen Zustand-Chip im Kopfbereich. Eine Verkaufschance ohne Termin gilt als „Nicht terminiert", eine mit überschrittenem Termin als „Überfällig".